Ο Noel Tichy, στην έρευνά του που βασίζεται σε αυτό το μοντέλο, παρατήρησε ότι οι συγκρούσεις συσσωρεύονται σε κάθε επίπεδο με αναλογία 80:20 

• Το 80% των συγκρούσεων στις ομάδες αποδίδονται σε ασαφείς στόχους
• Από το υπόλοιπο 20%, το 80% ανατίθεται σε ασαφείς ρόλους
• Από το υπόλοιπο, υπάρχει και πάλι το 80% που βρίσκεται σε ασαφείς διαδικασίες
• Και μόνο το 1% των συγκρούσεων στις ομάδες μπορεί να αποδοθεί σε διαπροσωπικές σχέσεις μεταξύ των μελών της ομάδας

Η αβεβαιότητα σε ένα επίπεδο επηρεάζει το επόμενο, όπως φαίνεται εδώ:

• Εάν οι στόχοι δεν είναι ξεκάθαροι, θα προκύψουν αβεβαιότητες στους μεμονωμένους ρόλους.
• Εάν οι ρόλοι είναι ασαφείς, αυτό θα οδηγήσει σε σύγκρουση εντός των διαδικασιών,
• Εάν οι διαδικασίες είναι ασαφείς, οι συγκρούσεις σε υψηλότερα επίπεδα θα εμφανιστούν σε επίπεδο ανθρώπων

Το μοντέλο GRPI τονίζει ότι είναι ζωτικής σημασίας να δημιουργηθεί πλήρης σαφήνεια σε κάθε επίπεδο, καθώς αυτό θα δημιουργήσει ένα θεμέλιο κοινής δέσμευσης μεταξύ των μελών της ομάδας σου.

Πηγή: Raue S., Suk-Han Tang, Weiland Ch. and Wenzlik C.: The GRPI model – an approach for team development, Systemic Excellence Group, 2013

Όσον αφορά τους στόχους – θα πρέπει να αποτελούν τη βάση της καλής ομαδικής εργασίας καθιερώνοντας τη βασική αποστολή μιας ομάδας και να δίνουν πλαίσιο στον σκοπό της ομάδας. Οι στόχοι είναι σημαντικοί επειδή δίνουν στην ομάδα σου μια κατεύθυνση – η οποία σας επιτρέπει να κατανοήσετε πού βρίσκεστε τώρα, πού θέλετε να πάτε και να δημιουργήσετε δεσμούς μεταξύ εσένα και των μελών της ομάδας σας ενοποιώντας τα οράματά σας για να φτάσετε εκεί. Σύμφωνα με τον Beckhard, οι στόχοι είναι αυτοί που κάνουν μια ομάδα ομάδα – δημιουργούν ταυτότητα και δημιουργούν αίσθηση. Εάν η ομάδα σου δεν έχει έναν ξεκάθαρο, κοινό και συμφωνημένο στόχο, κάθε είδους ανάπτυξη ομάδας θα περιοριστεί στον αντίκτυπό της. 

Ένας ρόλος μπορεί να περιγραφεί από την εξουσία, τις ευθύνες και τα καθήκοντά του και θα πρέπει να ευθυγραμμιστεί ώστε να υποστηρίζει τους στόχους που έχει ορίσει η ομάδα σας. Για να λειτουργήσει μια ομάδα, κάθε μέλος της ομάδας θα πρέπει να έχει μια σαφή εικόνα του ποιος κάνει τι, ποιος είναι υπεύθυνος για τι και θα πρέπει να γνωρίζει την έκταση της εξουσίας του (όπως στο, πού είναι η γραμμή όπου αρχίζεις να εισβάλλεις σε καθήκοντα κάποιου άλλου). Κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να συμφωνεί με τον ρόλο του και να είναι ικανοποιημένο με αυτόν, γιατί αυτό θα δημιουργήσει ατομική και συλλογική ευθύνη. Εάν συμφώνησες να αναλάβεις ένα συγκεκριμένο έργο πάνω σου, φυσικά θα είσαι πιο παθιασμένος/η και πρόθυμος/η να το ολοκληρώσεις και θα το κάνεις καλά. Ο σωστός καθορισμός των ρόλων είναι το θεμέλιο μιας ξεκάθαρης διαδικασίας, όσον αφορά την αντιμετώπιση, την αποσαφήνιση και την επίλυση ζητημάτων.

Για να καταλάβεις τι εννοούμε με τον όρο εξουσία όταν μιλάμε για ρόλους – αυτό είναι το μέγεθος της ελευθερίας που έχει ένα άτομο να ενεργεί στο πλαίσιο του ρόλου του. Η εξουσία είναι το πλαίσιο που δίνεται στον χώρο δράσης, πρωτοβουλιών ή αποφάσεων που λαμβάνονται από ένα άτομο στο ρόλο. Εφόσον οι ρόλοι δίνουν εξουσία, απαιτούν επίσης ευθύνη – που σημαίνει ότι κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να λογοδοτεί για παραδοτέα (καθήκοντα) που καθορίζονται από τον ρόλο του. Θα πρέπει επίσης να είναι σαφές σε ποιους πρέπει να απευθυνθούν τα μέλη της ομάδας σας σε κάθε ρόλο, εάν αντιμετωπίζουν προβλήματα.

Οι διαδικασίες είναι ένα εργαλείο για να ξεπεραστούν οι ανεπάρκειες στη λήψη αποφάσεων, τον έλεγχο, το συντονισμό και την επικοινωνία. Το μοντέλο ανάπτυξης ομάδας GRPI προτείνει ότι εάν ορίσετε ξεκάθαρα τις διαδικασίες νωρίς, μπορείτε να υποστηρίξετε τους στόχους της ομάδας σας, επειδή οι αλληλεπιδράσεις εντός της ομάδας πρόκειται να καθοριστούν. Ο αριθμός των τύπων διαδικασιών θα εξαρτηθεί από το μέγεθος και τη σύνθεση εργασιών της ομάδας σας.

Μιλώντας για διαδικασίες, το μοντέλο GRPI αγγίζει θέματα λήψης αποφάσεων, διαχείρισης συγκρούσεων και επικοινωνίας. Ας τους απευθυνθούμε έναν προς έναν:

• Η επικοινωνία είναι απαραίτητη. Με ό,τι κάνουμε ή λέμε, επικοινωνούμε. Είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζεις ποια είναι τα κανάλια επικοινωνίας μέσα στην ομάδα σου, καθώς είναι ζωτικής σημασίας για επιτυχημένες ομάδες. Εάν η επικοινωνία σας είναι αποτελεσματική, κάθε μέλος της ομάδας θα ξέρει τι κάνει ο καθένας και αυτό θα δώσει σε όλους μια ιδέα για το πώς προχωρά η ομάδα προς τον τελικό στόχο.
• Οι σαφώς καθορισμένοι ρόλοι αποτελούν τη βάση για τη λήψη αποφάσεων. Οι αποφάσεις εντός της ομάδας σου πρέπει να λαμβάνονται συλλογικά και αφού ληφθούν, πρέπει να βεβαιωθείς ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Αυτό θα διασφαλίσει ότι κάθε μέλος της ομάδας ανταποκρίνεται γρήγορα και θα ενθαρρύνει την τήρηση των προθεσμιών,
• Αυτό που κάνει μια ομάδα είναι οι άνθρωποι – πράγμα που σημαίνει ότι ενδέχεται να συμβούν προσωπικές ή διαπροσωπικές συγκρούσεις. Αυτό είναι ένα φυσικό μέρος της αλληλεπίδρασης μεταξύ τους. Σύμφωνα με το μοντέλο GRPI, η διαχείριση συγκρούσεων έχει να κάνει με την παρακολούθηση μιας ξεκάθαρης διαδικασίας όταν συμβαίνουν συγκρούσεις. Θα πρέπει να υπάρχει μια σαφής διαδικασία για την αντιμετώπιση των προβλημάτων, καθώς αυτό θα σας επιτρέψει να τα λύσετε γρήγορα και να αποφύγετε κάθε είδους κλιμάκωση.

Οι αλληλεπιδράσεις καλύπτουν τη διαπροσωπική ενότητα του μοντέλου GRPI. Εδώ, περιγράφουμε τις σχέσεις, τα μεμονωμένα στυλ, ενώ εστιάζουμε στην εδραίωση εμπιστοσύνης, ανοιχτή επικοινωνία και ανατροφοδότηση – καθώς αυτό θα δημιουργήσει ένα άνετο εργασιακό περιβάλλον. Όπως και σε άλλα μέρη αυτού του μοντέλου που καλύψαμε παραπάνω, το τμήμα Αλληλεπιδράσεων πρέπει επίσης να έχει σαφώς καθορισμένους, κατανοητούς, κοινοποιημένους και συμφωνημένους κανόνες. Για να βελτιώσουμε αυτή την πτυχή της ομάδας σας, θα προτείνουμε πέντε αρχές διαπροσωπικών σχέσεων. Αυτές οι αρχές βασίζονται στην προσπάθεια να επιδιώξεις με ειλικρίνεια να κατανοήσεις τι είναι σημαντικό για τα μέλη της ομάδας σου, έχοντας ταυτόχρονα κατά νου τι είναι σημαντικό για σένα – και να προσαρμόσεις τη συμπεριφορά όπου χρειάζεται. Οι πέντε αρχές είναι οι εξής:

• Φροντίστε τα μικρά πράγματα: που σημαίνει ότι συνιστάται να κάνεις μικρές πράξεις ευγένειας, όπως να χαμογελάς, να κάνεις ένα κομπλιμέντο ή να προσφέρεις βοήθεια·
• Τήρηση δεσμεύσεων: Οι άνθρωποι πιστεύουν στις υποσχέσεις και εάν δεν τις εκπληρώσεις, θα μπορούσε να τους προκαλέσει εκνευρισμό
• Διευκρίνιση προσδοκιών: που σημαίνει ότι εσύ και άλλα μέλη θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνετε ο ένας τον άλλον (και τις ευθύνες του άλλου).
• Δείξτε προσωπική ακεραιότητα: Αυτό σημαίνει να τηρείτε τις υποσχέσεις και τις προθεσμίες σας, να ανταποκρίνεστε στις προσδοκίες και να δείχνετε σεβασμό – έτσι οικοδομείτε εμπιστοσύνη.
• Ζητήστε ειλικρινά συγγνώμη όταν κάνετε μια απόσυρση: που σημαίνει ότι θα πρέπει να είσαι ειλικρινείς και να εξηγήσεις τη δράση σου στα μέλη της ομάδας σου (σε περίπτωση που παραβιάσεις την προθεσμία ή δεν εκπληρώσεις τις προσδοκίες)

Φυσικά, εάν κάνεις το αντίθετο από αυτές τις πέντε αρχές, μπορείς να περιμένετε να επιδεινωθούν οι διαπροσωπικές σχέσεις ανάμεσα σε σένα και τα υπόλοιπα μέλη.

Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.