Noel Tichy, w swoich badaniach opartych na tym modelu, zaobserwował, że konflikty kumulują się na każdym poziomie w stosunku 80:20 

• 80% konfliktów w zespołach wynika z niejasnych celów.
• Z pozostałych 20%, 80% jest przypisanych do niejasnych ról
• Z pozostałej części ponownie 80% można znaleźć w niejasnych procesach
• I tylko 1% konfliktów w zespołach można przypisać relacjom interpersonalnym między członkami zespołu

Niepewność na jednym poziomie wpływa na kolejne, co widać tutaj:

• Jeśli cele nie są jasne, pojawi się niepewność co do poszczególnych ról;
• Jeśli role są niejasne, spowoduje to konflikt w zakresie procesów,
• Jeśli procesy są niejasne, konflikty na wyższych poziomach pojawią się na poziomie ludzi

Model GRPI podkreśla, że kluczowe jest ustanowienie pełnej jasności na każdym poziomie, ponieważ stworzy to podstawę wspólnego zaangażowania wśród członków zespołu.

Źródło: Raue S., Suk-Han Tang, Weiland Ch. and Wenzlik C.: The GRPI model – an approach for team development, Systemic Excellence Group, 2013

Cele powinny stanowić podstawę dobrej pracy zespołowej poprzez określenie głównej misji zespołu i nadanie sensu jego istnieniu. Cele są istotne, ponieważ nadają zespołowi kierunek – pozwalają zrozumieć, gdzie aktualnie się znajdujemy, dokąd chcemy dotrzeć, a także tworzą więź między członkami zespołu, jednocząc ich wizję dążenia do wspólnego celu. Według Beckharda cele są tym, co czyni zespół zespołem – nadają tożsamość i tworzą sens. Jeśli zespół nie posiada jasno określonego, wspólnego i zaakceptowanego celu, wszelkie działania na rzecz rozwoju zespołu będą miały ograniczony efekt.

Rolę można opisać przez autorytet, zakres obowiązków i zadań, które powinny być dostosowane do celów zdefiniowanych przez zespół. Aby zespół działał sprawnie, każdy członek zespołu powinien mieć jasny obraz tego, kto co robi, kto jest za co odpowiedzialny i powinien znać zakres swoich uprawnień (np. gdzie jest granica, za którą zaczynasz ingerować w czyjeś zadania). Każdy członek zespołu powinien zgodzić się ze swoją rolą i być z niej zadowolony, ponieważ stworzy to indywidualną i zbiorową odpowiedzialność. Jeśli zgodziłeś/aś się wziąć na siebie pewne zadanie, to oczywiście będziesz bardziej zaangażowany/a, by wykonać je z pasją i sumiennie. Dobrze zdefiniowane role stanowią podstawę do klarownego procesu rozwiązywania problemów i wyjaśniania niejasności.

Aby zrozumieć, co rozumiemy przez autorytet, gdy mówimy o rolach – jest to stopień swobody działania w zakresie swojej roli. Autorytet wyznacza granice działania, podejmowania inicjatyw czy decyzji przez osobę w danej roli. Ponieważ role nadają autorytet, wymagają również odpowiedzialności – co oznacza, że każdy członek zespołu powinien być rozliczany z realizacji zadań wynikających z jego roli. Powinno również być jasne, do kogo każdy członek zespołu może się zwrócić w razie wystąpienia jakichkolwiek problemów.

Procesy są narzędziem służącym przezwyciężaniu nieefektywności w podejmowaniu decyzji, kontroli, koordynacji i komunikacji. Model rozwoju zespołu GRPI rozwoju zespołu sugeruje, że jeśli jasno zdefiniujesz procesy na wczesnym etapie, możesz wesprzeć cele swojego zespołu, ponieważ interakcje wewnątrz zespołu zostaną określone. Ilość rodzajów procesów będzie zależeć od wielkości zadania i składu zespołu.

Mówiąc o procesach, model GRPI porusza tematy podejmowania decyzji, zarządzania konfliktami oraz komunikacji. Zajmiemy się nimi po kolei:

• Komunikacja jest niezbędna. Komunikujemy się we wszystkim, co robimy lub mówimy. Bardzo ważne jest, aby znać kanały komunikacji w zespole, ponieważ ma to kluczowe znaczenie dla osiągania sukcesów. Efektywna komunikacja sprawia, że każdy członek zespołu wie, co robią inni, a to pozwala śledzić postępy zespołu w dążeniu do celu.
• Jasno określone role stanowią podstawę podejmowania decyzji. Decyzje w zespole muszą być podejmowane kolektywnie, a po ich podjęciu należy upewnić się, że wszyscy są zgodni co do ich treści. Dzięki temu każdy członek zespołu będzie działał szybko i dbał o dotrzymywanie terminów.
• Zespół tworzą ludzie – co oznacza, że konflikty osobiste lub międzyludzkie mogą się pojawić. Jest to naturalna część interakcji między ludźmi. Zgodnie z modelem GRPI, zarządzanie konfliktami polega na przestrzeganiu jasno określonego procesu w przypadku ich wystąpienia. Powinien istnieć proces rozwiązywania problemów, ponieważ pozwoli to szybko je rozwiązać i uniknąć eskalacji.

Interakcje obejmują interpersonalny aspekt modelu GRPI. W tym punkcie koncentrujemy się na relacjach, stylach indywidualnych, z naciskiem na budowanie zaufania, otwartą komunikację i feedback – co stworzy komfortowe środowisko pracy. Podobnie jak w innych częściach omawianego modelu, interakcje powinny być oparte na jasno ustalonych, zrozumiałych, akceptowanych i wspólnie uzgodnionych zasadach. Aby poprawić ten aspekt pracy zespołu, proponujemy pięć zasad relacji interpersonalnych. Zasady te opierają się na dążeniu do szczerego zrozumienia, co jest ważne dla członków zespołu, jednocześnie pamiętając o własnych wartościach – i dostosowując zachowanie w razie potrzeby. Pięć zasad to:

• Zwracaj uwagę na drobne gesty; zaleca się drobne akty uprzejmości, jak uśmiech, komplement czy zaoferowanie pomocy.
• Dotrzymuj zobowiązań; ludzie wierzą w obietnice, a jeśli ich nie spełniasz, mogą być zirytowani.
• Wyjaśniaj oczekiwania; Ty i Twoi współpracownicy powinniście upewnić się, że rozumiecie siebie nawzajem (i swoje obowiązki).
• Okazuj osobistą uczciwość; oznacza to dotrzymywanie obietnic i terminów, spełnianie oczekiwań i okazywanie szacunku – tak budujesz zaufanie..
• Szczerze przepraszaj, gdy zawiedziesz; oznacza to szczerość i wyjaśnienie swojego działania członkom zespołu (na przykład, gdy nie dotrzymasz terminu lub nie spełnisz oczekiwań).

Oczywiście, jeśli działasz w sposób sprzeczny z tymi pięcioma zasadami, możesz się spodziewać, że relacje między Tobą a Twoimi współpracownikami będą się pogarszać.

Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.