WARSZTATY

Potrzebne zasoby: projektor wideo, flipchart, markery, arkusze robocze, stoper Pomodoro.

Zajęcia praktyczne związane z rozdziałem 2 „Czas ma kluczowe znaczenie” składają się z dwóch warsztatów: warsztatu treningu umiejętności oraz warsztatu z wykorzystaniem larpa „Czas ma kluczowe znaczenie”.

Warsztat szkoleniowy „Czas ma kluczowe znaczenie” przeznaczony jest dla młodych ludzi (20-30 uczestników) w wieku od 15 do 20 lat. Zaprojektowaliśmy go tak, aby trwał około 5 godzin. Przestrzeń, w której odbywać się będą zajęcia w formie stacjonarnej, musi umożliwiać pracę zespołową i działania indywidualne. 

Warsztaty podzielone są na dwa moduły z 15-minutową przerwą i ćwiczeniami energetyzującymi pomiędzy nimi. Moduł I koncentruje się na identyfikowaniu i eliminowaniu „złodziei czasu” oraz ustalaniu priorytetów (po 65 minut każdy). Moduł II pomaga uczestnikom w opracowaniu planu dnia i efektywnym wykorzystaniu czasu pracy, a każda sekwencja trwa 70 minut.

Przedstaw sekwencję, strukturę i cele (5 minut). Przedyskutuj z uczestnikami czas trwania, strukturę, cele i ich zaangażowanie.

Ćwiczenia identyfikujące „złodziei czasu” (50 minut).

• Przełamanie lodów (10 minut). Podziel uczestników na grupy po 5 osób i zaproponuj aktywność (bez względu na temat), która będzie wymagała 2 minut intensywnej pracy. Podczas tych 2 minut uczestnicy wcielają się w rolę „złodziei czasu”: będą stale zakłócać pracę innych grup, uniemożliwiając im realizację zadań. Możesz także zaangażować wolontariuszy z grona uczestników, bez wiedzy reszty grupy o ich roli. Po zakończeniu tych 2 minut zbierz wyniki uzyskane przez każdą grupę i sprawdź, czy wszystkie grupy zakończyły zadanie. Celem jest uświadomienie uczestnikom czynników, które pochłaniają ich czas, odciągając ich od realizacji celów.
• Wstęp teoretyczny (15 minut). Przedstaw znaczenie zarządzania czasem i konieczność nieakceptowania, by czas był nam kradziony. Te informacje można znaleźć w części teoretycznej rozdziału.
• Zajęcia praktyczne (25 minut). Zachowaj grupy utworzone podczas aktywności „przełamywania lodów”. Podaj każdej grupie arkusz roboczy z poniższym obrazkiem, aby przeanalizowały, jak „złodzieje czasu” pochłaniają czas. Poproś, aby znalazły zależności między tymi „złodziejami czasu”.

Informacja zwrotna (10 minut). Zachęć uczestników do podzielenia się własnymi doświadczeniami związanymi z tymi „złodziejami czasu”:

• Jak często masz wrażenie, że marnujesz czas na nieistotne czynności?
• Jakie czynności wydają się pochłaniać Twój czas, ale nie przynoszą Ci wartości?
• W jaki sposób, twoim zdaniem, ta analiza złodziei czasu pomaga ci stać się bardziej wydajnym?

Praktyczne zastosowanie. Zachęć młodych ludzi do rozwiązania proponowanego ćwiczenia w domu, aby skrócić czas skradziony przez „złodziei czasu”.

• Przeanalizuj „złodziei czasu” i zastanów się, w jaki sposób pochłaniają Twój czas.
• Zidentyfikuj powiązania między złodziejami czasu.
• Zapisz obok każdego „złodzieja czasu” rozwiązanie, aby go zmniejszyć.

Przedstaw strukturę i cele (5 minut). Omów z uczestnikami czas trwania, strukturę sekwencji, cele i ich zaangażowanie.

Działania ustalające priorytety (50 minut).

• Przełamywanie lodów (5 minut): Poproś kilku uczestników, aby zidentyfikowali zadanie, którego nie byli w stanie rozwiązać w ciągu ostatniego tygodnia i dlaczego.
• Wstęp teoretyczny (15 minut). Zapoznaj uczniów ze znaczeniem ustalania priorytetów w osiąganiu celów osobistych i zawodowych oraz różnicy między tym, co ważne, a tym, co pilne. W zależności od struktury grupy (wiek, wykształcenie, zawód) można przedstawić pojedynczą metodę priorytetyzacji lub kilka z opisanych w części teoretycznej.
• Praktyczny przykład (5 minut). Zapewnia uczestnikom model ustalania priorytetów specyficzny dla wybranej metody (metod). Model ma na celu zapoznanie ich z zastosowaniem metody.
• Ćwiczenia (25 minut). W zależności od ich dostępności, zapewnij uczestnikom jedno lub więcej ćwiczeń ustalających priorytety. Przez wyznaczony czas 25 minut struktura może składać się z 15 minut rozwiązywania zadań i 10 minut omawiania w parach, w jaki sposób ustalają priorytety.

Informacja zwrotna (10 minut). Zachęć uczestników do opowiedzenia o trudnościach związanych z ustalaniem priorytetów.

Praktyczne zastosowanie. czestnicy są proszeni o zaangażowanie się w rozwiązanie zaproponowanych zadań do wykonania w domu, aby wykształcić nawyk priorytetyzowania zadań w codziennym życiu.

Dalsze działania. Zaproponuj uczestnikom sesje mentoringowe, podczas których młodzi ludzie mogą omówić konkretne kwestie i otrzymać dodatkowe wskazówki, jak lepiej zastosować tę metodę.

Po przedstawieniu koncepcji teoretycznych zaproponuj uczniom, aby rozważyli następujący przykład ustalania priorytetów w oparciu o macierz Eisenhowera. Przekaż uczestnikom arkusz macierzy Eisenhowera oraz listę zadań, które muszą ułożyć w odpowiednim kwadrancie.

Przykład użycia macierzy Eisenhowera: Lista zadań

• Ucz się do egzaminu (2 dni do egzaminu).
• Wyślij e-mail do swojego nauczyciela (już dziś).
• Zrób pranie (masz tylko kilka czystych ubrań).
• Graj na swoim telefonie.
• Wyjdź dziś wieczorem z przyjaciółmi.

Inne metody ustalania priorytetów, takie jak metoda MoSCoW, technika ABC i zasada Pareto, można znaleźć w pełnym opisie warsztatów.

Prezentacja struktury sekwencji i celów (5 minut). Porozmawiaj z uczestnikami o czasie trwania, strukturze sekwencji, celach i ich zaangażowaniu.

Codzienne ćwiczenia związane z opracowaniem agendy (50 minut).

1. Przełamywanie lodów (10 minut). Poproś uczestników, aby zaangażowali się w jedno z następujących działań:

„Słowo, które opisuje mój program” – każdy uczestnik wypowiada słowo, które odzwierciedla sposób, w jaki organizuje swój dzień.

Przykład: agenda nie istnieje, jest skrócona, przejrzysta, zorganizowana, szczegółowa, ustrukturyzowana, załadowana, zwięzła, szczegółowa, elastyczna, użyteczna itp.

1. Zadaj pytanie otwarte: „Jak zazwyczaj organizujesz swój dzień?”
2. Poproś uczestników, aby zapisali w arkuszu, jak spędzają czas w typowy dzień.

Nie analizuj tego, co piszą uczniowie. Ćwiczenie ma na celu zapoznanie uczniów z tematyką tej sekcji.

2. Wstęp teoretyczny (10 minut). Przedstawia zasady i znaczenie opracowywania codziennego planu dnia jako narzędzia do osiągania codziennych celów. Informacje te można znaleźć w części teoretycznej rozdziału.

3. Zajęcia praktyczne (30 minut).

• W pierwszej fazie Prowadzisz praktyczne zajęcia z młodzieżą przed szczegółowym omówieniem programu dnia. Mają one na celu uświadomienie uczestników, jak wykorzystują swój czas: które aktywności zajmują najwięcej czasu, które są częścią codziennej rutyny i ile czasu każda z nich pochłania. Przykłady tego typu aktywności można znaleźć w odpowiedniej sekcji.
• W drugiej fazie uczestnicy opracowują zarys swojego programu dnia (z przykładami w dedykowanym akapicie)

Sugestia. Wybierz zaproponowane poniżej ćwiczenie/ćwiczenia, które uważasz za najbardziej odpowiednie w danym czasie lub które odpowiadają specyfice grupy, z którą pracujesz.

Informacja zwrotna (10 minut). Porozmawiaj z grupą o tym, czego się nauczyli.

• Co było najtrudniejsze do zaplanowania?
• Jakie zmiany wprowadziłoby takie podejście w Twoim codziennym życiu?

Praktyczne zastosowanie. Zachęć uczestników do rozwiązania proponowanego ćwiczenia/ćwiczeń w domu, aby zrozumieć i udowodnić skuteczność wykorzystania agendy w osiąganiu celów.

Ćwiczenie samooceny: Podziel grupę na zespoły składające się z 4-5 członków. Każdy uczeń zapisuje, jak spędza czas w typowy dzień i identyfikuje mocne strony i wyzwania w swojej codziennej rutynie.

Jeśli korzystałeś z ćwiczenia c) z punktu „przełamanie lodów”, poproś uczestników, aby zastanowili się nad tym, co zapisali w tym momencie.

Dziennik czasu: Uczestnicy zapisują swoje codzienne czynności z poprzedniego tygodnia, aby ocenić, jak wykorzystali swój czas. Ćwiczenie ma na celu zidentyfikowanie wzorców wykorzystania czasu i odkrycie momentów maksymalnej produktywności i czasochłonnych czynności.

Krok 1. Zaproponuj, aby uczniowie zapisali zadania, które muszą wykonać na następny dzień.

Krok 2. Uczniowie planują dzień za pomocą bloków czasowych zgodnie z poniższym modelem.

Rada dla młodych uczestników

Używaj wykresów, kolorów lub symboli, aby rozróżnić rodzaje czynności (np. praca, przerwy, czas dla siebie), aby przejrzyście zwizualizować plan dnia i zarządzać równowagą między różnymi obszarami życia.

Krok 3. Uczniowie organizują działania w każdym bloku czasu przy użyciu metody ustalania priorytetów.

Wskazówki dla młodzieży:

• Program nie musi być idealny, ale funkcjonalny i realistyczny
• Przeglądaj swój plan każdego wieczoru
• Bądź elastyczny, wszystko może się zmienić
• Wyznaczaj realistyczne cele
• Zaznacz każdą aktywność w agendzie. Da Ci to poczucie dobrego samopoczucia.

Oczekiwane rezultaty

• Każdy uczestnik wychodzi ze spersonalizowanym planem dnia i konkretnymi technikami efektywnego zarządzania czasem
• Podnoszenie świadomości na temat znaczenia równowagi między życiem zawodowym a prywatnym

Sugestie dla osób pracujących z młodzieżą:

• Zachęć uczestników, aby znaleźli odpowiedni czas na zaplanowanie następnego dnia (np. wieczór przed snem).
• Bądź elastyczny: Bądź przygotowany do dostosowania działań do poziomu zaangażowania uczestników.
• Bądź wzorem do naśladowania: Podziel się swoimi doświadczeniami za pomocą codziennego planera, aby stworzyć prawdziwy przykład.
• Zachęcaj do uczestnictwa: Używaj pytań otwartych, aby stymulować dyskusję i dzielenie się pomysłami.

1. Prezentacja struktury sekwencji i celów (5 minut). Omów z uczestnikami czas trwania, strukturę, cele i ich zaangażowanie.

2. Przełamanie lodów (5 minut). To ćwiczenie zachęca uczestników do podania przykładu niedawnej czynności, w której brali udział i która trwała dłużej niż to konieczne, oraz do wskazania przyczyn, dla których czas został nadmiernie wydłużony (np. zwlekanie, brak jasnego terminu, czynniki rozpraszające uwagę).

Przykład: praca nad projektem w biurze, organizacja wydarzenia, przygotowanie zadania szkolnego, napisanie raportu itp.

3. Pojęcia teoretyczne (10 minut). Przedstaw uczestnikom, czym jest technika Pomodoro i zasada Parkinsona, jak z nich korzystać i jakie są ich zalety. Stopień szczegółowości zależy od czasu, jakim dysponujesz.

4. Ćwiczenia praktyczne (45 minut). Zachęć uczestników do wzięcia udziału w przedstawionych poniżej ćwiczeniach praktycznych, aby rozwinąć umiejętności efektywnego wykorzystania czasu pracy.

5. Informacja zwrotna (5 minut). Bardzo dobrą metodą uzyskania informacji zwrotnej jest „kciuk w górę/kciuk w dół”. Metoda ta jest przydatna, jeśli chcesz uzyskać szybką informację zwrotną na temat ćwiczenia lub pomysłu bez wdawania się w długie lub szczegółowe dyskusje.

6. Zastosowania w domu. Zachęć uczestników do zaangażowania się w proponowane ćwiczenia domowe, aby nabyć umiejętności efektywnego wykorzystania czasu pracy.

Korzystanie z techniki Pomodoro w celu usprawnienia czasu wykonywania zadań

„Pomodoro Story” (minimum 25 minut, optymalne 45-50 minut). Podziel grupę na zespoły składające się z 3-4 członków. Każda drużyna otrzymuje podpowiedź lub motyw fabularny (przygoda, tajemnica, sci-fi itp.). Członkowie każdego zespołu współpracują ze sobą i piszą historię.

Ustawiasz timer Pomodoro na 10 minut, a zespoły muszą intensywnie pracować, aby rozwiązać zadanie w wyznaczonym czasie. Po 10 minutach zespoły robią 3-minutową przerwę (mogą omówić strategie lub zrelaksować się).

• Pierwsze Pomodoro (10 minut): Członkowie zespołu przeprowadzają burzę mózgów i szkicują historię.
• Krótka przerwa (2 minuty): Grupy omawiają swoje pomysły nieformalnie lub odpoczywają.
• Drugie Pomodoro (10 minut): Drużyny piszą początek historii.
• Krótka przerwa (2 minuty): Zespoły odpoczywają.
• Trzecie Pomodoro (10 minut): Zespoły piszą środkową część historii.
• Krótka przerwa (2 minuty): Zespoły odpoczywają i przygotowują się do wykonania zadania.
• Czwarte Pomodoro (10 minut): Zespoły kończą i poprawiają historię.
• Długa przerwa (5 minut): Członkowie zespołu odpoczywają i przygotowują się do prezentacji.
• Prezentacja i refleksja. Każda grupa przedstawia swoją historię całego warsztatu. Zastanów się nad wyzwaniami, przed którymi stanęli i jak udało im się je pokonać.

Sugestie dla osoby pracującej z młodzieżą:

Jeśli dostępny czas jest bardzo krótki, można zasymulować tylko dwie 10-minutowe sekwencje z 2-3-minutową przerwą między nimi.

Zwróć uwagę na dynamikę grupy i upewnij się, że każdy wnosi swój wkład. Zachęcaj do dyskusji na temat tego, jakie to uczucie pracować nieprzerwanie przez pewien czas i jakie są skutki krótkich przerw.

Informacja zwrotna:

• Czy rozumiesz dzielenie działań na krótkie, skoncentrowane sesje robocze, po których następują przerwy?
• Czy rozumiesz, jak ważne jest przestrzeganie przerw, aby uniknąć zmęczenia i utrzymać stałą produktywność?
• Jak łatwo/trudno możesz zastosować technikę Pomodoro w swoich działaniach?
• Czy podoba Ci się pomysł szybkiej nauki/pracy i skupienia w krótkim czasie?
• Czy uważasz, że technika Pomodoro pomaga poprawić koncentrację i zmniejszyć prokrastynację?
• Czy jesteś gotowy, aby skupić się tylko na pracy, czy też będziesz kuszony, aby odpowiadać na wiadomości, telefony lub e-maile?
• Czy uważasz, że możesz ściśle trzymać się 25-minutowych interwałów, zwłaszcza w przypadku bardziej złożonych zadań?

Instrukcje:

1. Daj uczestnikom proste, standardowe zadanie:

• Pisanie profesjonalnego maila.
• Planowanie dnia lub tygodnia zajęć.
• Zorganizowanie małego projektu (np. listy zakupów lub planu podróży).

               Jeśli czas pozwala na przesyłanie złożonych zadań.

2. Szacowanie czasu. Przed rozpoczęciem pracy poproś każdego ucznia, aby oszacował, ile czasu zazwyczaj spędza na wykonaniu wybranego zadania.
3. Skrócenie przydzielonego czasu. Zgodnie z szacunkami, poproś uczniów, aby skrócili ten czas o 50%. Stymuluje to skrócenie czasu, w którym zadanie musi zostać wykonane, zmuszając ich do większego skupienia się i większej wydajności.
4. Rozwiązywanie zadania. Uczniowie przystępują do rozwiązywania zadania w wyznaczonym czasie. Użyj timera, aby śledzić czas i ogłaszać czas pozostały do połowy interwału, aby utrzymać presję czasu.
5. Refleksja i informacja zwrotna Po upływie tego czasu poproś uczniów, aby opowiedzieli, w jaki sposób dotrzymali nowego terminu. Pytania do refleksji:

• Czy udało Ci się ukończyć zadanie w krótkim czasie?
• Czy udało Ci się ustalić bardziej rygorystyczne terminy dla swoich zadań?
• Czy opierałeś się na wcześniejszych doświadczeniach, aby ocenić rzeczywisty czas trwania zadań?
• Jakie to uczucie pracować pod większą presją czasu?
• Jakie zmiany wprowadziłeś, aby być bardziej efektywnym (uproszczenie, wyeliminowanie niepotrzebnych kroków, ograniczenie rozpraszania uwagi)?

6. Porozmawiaj z uczestnikami, w jaki sposób mogą zastosować tę metodę w swoim codziennym życiu, skracając czas spędzany na zadaniach, aby uniknąć prokrastynacji.

Warianty ćwiczenia

Rywalizacja: Możesz podzielić uczestników na zespoły i rzucić im wyzwanie, aby wykonali zadanie w krótszym czasie niż drugi zespół.