Για τους λάτρεις του κλασικού: Η παραδοσιακή, χάρτινη ατζέντα προτιμάται από όσους εκτιμούν ένα διάλειμμα από την τεχνολογία. Αν σου αρέσει να γράφεις, να σχεδιάζεις, να χρησιμοποιείς χρώματα και να τσεκάρεις τις ολοκληρωμένα tasks, τότε είναι για σένα. Επιπλέον, είναι θεραπευτικό να βλέπεις τα πάντα καλά οργανωμένα στο χαρτί.

Για τους λάτρεις της τεχνολογίας: Η ψηφιακή ατζέντα είναι ο τέλειος σύμμαχος για όσους ζουν με το κινητό ή το tablet τους. Μπορείς να την επεξεργαστείς εύκολα, να λαμβάνεις ειδοποιήσεις που σου θυμίζουν τι έχεις να κάνεις και να την έχεις μαζί σου σε οποιαδήποτε συσκευή, όπου κι αν βρίσκεσαι.

Ανεξάρτητα από το πώς είναι οργανωμένη, η ατζέντα πρέπει να περιλαμβάνει τις προγραμματισμένες ώρες για κάθε δραστηριότητα. Μπορούν να συνδέονται με τοποθεσίες, εμπλεκόμενα άτομα και άλλες σχετικές πληροφορίες. Για να είναι αποτελεσματική μια ημερήσια ατζέντα, πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες ενότητες:

• Προτεραιότητες. Σε αυτήν την ενότητα σημειώνεις τα πιο σημαντικά και επείγοντα tasks. Είναι αυτά που έχουν τη μεγαλύτερη επίδραση στους στόχους που έχεις θέσει.
• Χρονικά πλαίσια. Κατανομή χρόνου σε κάθε δραστηριότητα. Να είσαι ρεαλιστικός και να αφήνεις κενά μεταξύ τους για τυχόν καθυστερήσεις ή διαλείμματα.
• Υπενθυμίσεις και ειδοποιήσεις. Ο προγραμματισμός υπενθυμίσεων και ειδοποιήσεων σε βοηθά να μην ξεχνάς καμία προγραμματισμένη δραστηριότητα μέσα στη μέρα. Είναι σαν να έχεις έναν “προπονητή” που σε κρατάει σε εγρήγορση.
• Σημειώσεις. Κράτησε χώρο για να προσθέτεις σημαντικές πληροφορίες που απέκτησες μέσα στη μέρα, νέες ιδέες, σκέψεις κ.λπ.
• Στόχοι της ημέρας. Θέσε 1-2 στόχους για τη μέρα. Αυτό θα σου δώσει κίνητρο!
• Ανασκόπηση και αξιολόγηση της ημέρας. Στο τέλος της ημέρας, σημείωσε τι πέτυχες, τι έμαθες και τι μπορείς να βελτιώσεις τις επόμενες μέρες. Είναι μια εξαιρετικά χρήσιμη άσκηση αναστοχασμού.

Μπορείς να συνδυάσεις την ατζέντα σου με άλλα εργαλεία, όπως ηλεκτρονικά ημερολόγια, εφαρμογές διαχείρισης tasks και to–do lists για ακόμα πιο αποτελεσματική οργάνωση.

Συνιστάται τα tasks να ομαδοποιούνται σε κατηγορίες: δουλειά, εκπαίδευση, προσωπικές δραστηριότητες και οικιακές υποχρεώσεις. Αυτή η οργάνωση θα σου επιτρέψει να εντοπίζεις πιο ξεκάθαρα πόσο χρόνο αφιερώνεις στην επαγγελματική και στην προσωπική σου ζωή.

Αν μεταπηδάς από το ένα task στο άλλο χωρίς να ολοκληρώνεις τίποτα, δοκίμασε το “Time Blocking“. Το “Time Blocking” είναι μια τεχνική οργάνωσης χρόνου που περιλαμβάνει τη διαίρεση της ημέρας σε χρονικά μπλοκ αφιερωμένα σε συγκεκριμένες δραστηριότητες ή τύπους εργασιών. Αντί να προχωράς στη λίστα εργασιών με τη σειρά που εμφανίζονται, ορίζεις σταθερές χρονικές περιόδους μέσα στην ημέρα για να εστιάσεις σε συγκεκριμένα tasks. Αυτή η μέθοδος σε βοηθά να εξαλείψεις το multitasking, να αυξήσεις την παραγωγικότητα και να διαχειριστείς καλύτερα τον χρόνο σου.

Πώς να εφαρμόσεις την τεχνική “Time Blocking”

1. Αναγνώρισε τα βασικά tasks: Ξεκίνησε προσδιορίζοντας ποιες είναι οι πιο σημαντικές εργασίες της ημέρας. Αυτές μπορεί να σχετίζονται με την δουλειά σου, την προσωπική σου ζωή ή άλλες υποχρεώσεις.
2. Αφιέρωσε χρόνο για κάθε task – Χώρισε την ημέρα σε τμήματα (χρονικά μπλοκ) για να ασχοληθείς με αυτά τα task.
3. Δόμησε κάθε μπλοκ – Κάθε μπλοκ χρόνου είναι αφιερωμένο σε ένα συγκεκριμένο task ή τύπο task. Κατά τη διάρκειά του, εστιάζεις αποκλειστικά στην αντίστοιχη δραστηριότητα, χωρίς διακοπές.
4. Αφιέρωσε χρόνο για διαλείμματα και αποκατάσταση – Μην ξεχνάς να προγραμματίζεις διαλείμματα, ώστε να ανανεώνεις την ενέργειά σου. Αυτά τα διαλείμματα μπορεί να κυμαίνονται από 5 λεπτά μεταξύ εργασιών έως 30-60 λεπτά για γεύματα ή χαλάρωση.
5. Ευελιξία – Αν και είναι σημαντικό να ακολουθείς τα χρονικά μπλοκ, πρέπει να είσαι προετοιμασμένος να προσαρμόσεις το πρόγραμμά σου σε απρόβλεπτες καταστάσεις. Ορισμένα task μπορεί να διαρκέσουν περισσότερο ή λιγότερο από το αναμενόμενο, και η ευελιξία είναι το κλειδί για την αποφυγή του στρες.

Συμβουλές για την εφαρμογή της τεχνικής Time Blocking

• Ξεκίνα με τα σημαντικά task : Δέσμευσε τα πρώτα χρονικά μπλοκ για τα task που απαιτούν τη μεγαλύτερη συγκέντρωση.
• Να είσαι ρεαλιστικός: Μην μπλοκάρεις κάθε λεπτό της ημέρας. Άφησε χώρο για ευελιξία και απρόβλεπτα γεγονότα.
• Ανασκόπηση και προσαρμογή: Στο τέλος της ημέρας ή της εβδομάδας, αξιολόγησε πόσο αποτελεσματικό ήταν το πρόγραμμά σου και προσαρμόσέ το για μεγαλύτερη αποδοτικότητα.

Γιατί να χρησιμοποιήσεις την τεχνική Time Blocking

• Η εστίαση σε ένα task κάθε φορά σε βοηθά να εργάζεσαι πιο αποδοτικά και να ολοκληρώνεις τα task σου πιο γρήγορα.
• Έχοντας αφιερωμένο χρόνο για κάθε εργασία, μειώνεται ο πειρασμός της αναβλητικότητας.
• Το πρόγραμμά σου γίνεται ξεκάθαρο, καθώς γνωρίζεις ακριβώς πότε πρέπει να ολοκληρώσεις ένα task.
• Με τον προγραμματισμό χρόνου για προσωπικές σου δραστηριότητες (π.χ. άσκηση, διάβασμα, οικογενειακός χρόνος), μπορείς να διατηρήσεις μια υγιή ισορροπία.

Βήμα 1. Εντόπισε τα task της ημέρας. Πριν ξεκινήσεις να οργανώνεις τα task σου, πρέπει να καταγράψεις όσα πρέπει να κάνεις εκείνη τη μέρα. Αν χρησιμοποιείς καποια εφαρμογή, καταχώρησέ τες μεμονωμένα για να ξέρεις ότι τις έχεις καταγράψει. Είναι σημαντικό να συμπεριλάβεις όλα τα task σου σε αυτήν τη λίστα, ανεξάρτητα από το πόσο απλά ή ασήμαντα θεωρείς ότι είναι. Για παράδειγμα, πρέπει να συμπεριλάβεις τα διαλείμματα για φαγητό και χαλάρωση ως επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες. Αν προκύψουν νέα task, μπορείς να τα προσθέσεις στη λίστα.

Βήμα 2. Προτεραιοποίησε τα task. Έχεις ήδη μάθει πώς να προτεραιοποιείς τα task σου. Πριν τα βάλεις στην Ατζέντα, πρέπει να διευκρινίσεις κάτι σημαντικο: “Ποια task έχουν προθεσμίες που δεν μπορούν να αναβληθούν;” Αν υπάρχουν task στη λίστα σου που αλληλοεπικαλύπτονται, θα πρέπει να σκεφτείς ποια είναι η πιο επείγουσα.

Βήμα 3. Κατέγραψε τις προθεσμίες σου. Οι προθεσμίες σου λένε πότε πρέπει να ολοκληρώσεις την εργασία. Αν δεν έχεις θέσει μια προθεσμία, μπορεί να χάσεις μια παράδοση, ακόμα και αν είχες αρκετό χρόνο για να δουλέψεις πάνω σε αυτή. Ακόμα και αν δεν είσαι σίγουρος για το τι πρέπει να είναι η προθεσμία, είναι καλό να επιλέξεις μια προθεσμία που έχει νόημα για τώρα. Άλλωστε, μπορείς να την ενημερώσεις οποιαδήποτε στιγμή. Οι προθεσμίες δεν αφορούν μόνο επαγγελματικά έργα, αλλά και προσωπικά.

Βήμα 4. Εντόπισε τα επαναλαμβανόμενα tasks. Αφού καταγράψεις τις προθεσμίες στη λίστα, επισήμανε όλα τα επαναλαμβανόμενα tasks. Αυτό θα σε βοηθήσει κατά την ανάπτυξη των επόμενων ατζεντών σου. Τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή να προσδιορίσεις αν κάποια από αυτά τα επαναλαμβανόμενα tasks μπορείς να τα αφαιρέσεις ή να τα αναθέσεις σε άλλους.

Βήμα 5. Ολοκλήρωσε τα tasks στο ημερολόγιό σου με βάση το χρόνο, την προτεραιότητα ή την προθεσμία. . Τώρα είναι η ώρα να ολοκληρώσεις τα tasks στην ατζέντα της ημέρας σύμφωνα με την ώρα έναρξης και την προθεσμία. Ένα δίλημμα που θα αντιμετωπίσεις είναι αν θα επιλύσεις πρώτα τα σύνθετα ή τα εύκολα tasks. Δεν υπάρχει μια λύση που να ταιριάζει σε όλους. Κάποιοι προτιμούν να επιλύουν πρώτα τα εύκολα και χρονοβόρα tasks. Η επίλυσή τους αυξάνει την αυτοπεποίθησή τους και νιώθουν ενεργοποιημένοι για να επιλύσουν πιο σύνθετα tasks. Άλλοι προτιμούν να επιλύουν πρώτα τα απαιτητικά tasks όταν η ενέργειά τους βρίσκεται στο μέγιστο σημείο. Να θυμάσαι ότι ορισμένα tasks θα χρειαστούν ώρες για να εκτελεστούν, επηρεαζόμενα από εξωτερικούς παράγοντες, και θα πρέπει να τα αντιμετωπίσεις ανάλογα. Μην ξεχνάς τα διαλείμματα για επαναφόρτιση της ενέργειας σου!

Βήμα 6. Μείνε ευέλικτος Αφού ολοκληρώσεις την ατζέντα, είναι καλό να παραμείνεις ευέλικτος καθώς μπορεί να προκύψουν γεγονότα που θα διαταράξουν το πρόγραμμά σου. Η λύση θα ήταν ο επαναπρογραμματισμός. Η χρήση ενός ψηφιακού εργαλείου θα κάνει τον προγραμματισμό των tasks πολύ πιο διαχειρίσιμο.

Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.