Dla zwolenników starej szkoły: Klasyczny papierowy terminarz jest idealny dla tych, którzy cenią sobie odpoczynek od technologii. Jeśli lubisz pisać ręcznie, rysować i używać kolorów do zaznaczania zadań, to jest to coś dla Ciebie. Satysfakcjonujące jest widzieć wszystko uporządkowane na papierze.

Dla miłośników technologii: Cyfrowy terminarz jest idealny dla tych, którzy polegają na swoich telefonach lub tabletach. Łatwo edytuj, otrzymuj przypomnienia i uzyskaj dostęp do swojego terminarza z dowolnego miejsca.

Niezależnie od formatu, Twój terminarz powinien zawierać zaplanowane godziny zajęć, powiązane z miejscami i osobami zaangażowanymi. Codzienny terminarz powinien zawierać następujące kluczowe sekcje:

• Sekcja priorytetów: W tej sekcji znajdują się zadania pilne i priorytetowe. Mają one największy wpływ na osiągnięcie Twoich celów.
• Przedziały czasowe: Każda aktywność musi mieć przypisany czas, który pozwoli na uzyskanie jakościowego rezultatu. Określenie przedziałów czasowych pomaga lepiej zarządzać czasem i unikać przeciążenia harmonogramu. Między aktywnościami warto zaplanować okresy buforowe, aby poradzić sobie z ewentualnymi opóźnieniami.
• Przypomnienia i powiadomienia: Ustawienie przypomnień i powiadomień pomaga Ci nie przegapić żadnej zaplanowanej aktywności.
• Sekcja notatek: Tutaj możesz dodać ważne informacje, które uzyskałeś/aś podczas wykonywania zadań, nowe pomysły, itp.
• Cele dnia: Ustalanie celów na dany dzień jest istotne, aby utrzymać motywację.
• Przegląd i ocena dnia: W tej sekcji zapisujesz, co udało Ci się osiągnąć, czego się nauczyłeś i co możesz poprawić w nadchodzących dniach.

Jeśli zauważysz, że przeskakujesz z jednej czynności do drugiej, nie kończąc żadnej z nich, spróbuj „Time Blocking” (blokowanie czasu). „Time blocking” to technika organizacji czasu, która polega na dzieleniu dnia na bloki czasowe, przeznaczone na określone czynności lub typy zadań. Zamiast realizować zadania z listy „to-do” w miarę ich pojawiania się, rezerwujesz określone okresy dnia, aby skupić się na konkretnych zadaniach. Ta metoda pomaga wyeliminować multitasking, zwiększyć produktywność i lepszą organizację czasu.

Jak wdrożyć technikę „Time blocking”

1. Zidentyfikuj kluczowe zadania: Zacznij od określenia, jakie zadania są najważniejsze w danym dniu. Mogą być one związane z pracą, życiem osobistym lub innymi obowiązkami.
2. Przydziel bloki czasu dla każdego zadania: Podziel dzień na segmenty (bloki czasowe), w których będziesz pracować nad tymi zadaniami. Taki sposób organizacji eliminuje multitasking, pomaga być bardziej produktywnym i daje więcej czasu wolnego.
3. Zorganizuj każdy blok: Każdy blok czasowy jest dedykowany do konkretnego zadania lub rodzaju zadania. Podczas bloku skup się wyłącznie na tej aktywności, bez przerw. Możesz ustawić timer, aby pomóc sobie trzymać się przydzielonego czasu.
4. Przydziel bloki na przerwy i odpoczynek: Nie zapomnij przydzielić czasu na przerwy pomiędzy blokami pracy, aby naładować energię. Przerwy mogą trwać od 5 minut między zadaniami do 30-60 minut na posiłki lub relaks.
5. Bądź elastyczny: Choć ważne jest, aby trzymać się swoich bloków czasowych, bądź gotów dostosować harmonogram do nieprzewidzianych sytuacji. Czasami zadania trwają dłużej lub krócej niż przewidywałeś, więc elastyczność jest kluczowa, by uniknąć stresu.

Porady dotyczące wdrażania techniki Time Blocking

• Zacznij od ważnych zadań: Przydziel pierwsze bloki czasowe zadaniom, które wymagają największego wysiłku intelektualnego lub koncentracji.
• Bądź realistyczny: Nie blokuj każdej minuty dnia. Pozostaw przestrzeń na dostosowania i nieprzewidziane wydarzenia.
• Przeglądaj i dostosowuj: Pod koniec dnia lub tygodnia oceniaj, jak skuteczny był Twój harmonogram i dostosuj go, aby stał się bardziej efektywny.

Dlaczego warto stosować technikę Time Blocking

• Skupianie się na jednym zadaniu na raz pomaga pracować bardziej efektywnie i szybciej kończyć zadania.
• Dzięki wyznaczonemu czasowi na każde zadanie, będziesz mniej skłonny do odkładania rzeczy na później.
• Twój harmonogram staje się przejrzysty, wiesz dokładnie, kiedy musisz wykonać każde zadanie.
• Blokując czas na osobiste aktywności (np. ćwiczenia, czytanie, czas z rodziną), możesz utrzymać zdrową równowagę.

Krok 1. Zidentyfikuj zadania na dany dzień. Zanim zaczniesz organizować swoje zadania, musisz sporządzić listę tego, co masz do zrobienia. Jeśli korzystasz z aplikacji, wprowadź je jedno po drugim, aby mieć pewność, że zostały zapisane. Ważne, aby w tej liście uwzględnić wszystkie zadania, nawet te, które wydają się błahe. Na przykład, powinieneś/powinnaś uwzględnić przerwy na posiłki, relaks, jako powtarzalne aktywności. Jeśli pojawią się nowe zadania, możesz je dodać do listy.

Krok 2. Ustal priorytety zadań. Już wiesz, jak priorytetyzować swoje zadania. Zanim umieścisz je w Planie Dnia, powinieneś/powinnaś wyjaśnić jeden ważny aspekt: „Które zadania mają terminy, których nie można przełożyć?” Jeśli na Twojej liście znajdują się zadania, które są ze sobą sprzeczne, musisz wziąć pod uwagę to, które jest pilniejsze.

Krok 3. Zapisz terminy realizacji: Terminy realizacji informują, kiedy musisz zakończyć dane zadanie. Jeśli nie ustalisz terminu, możesz przegapić zobowiązanie, mimo że miałeś/aś wystarczająco dużo czasu na pracę nad nim. Nawet jeśli nie masz pewności co do dokładnej daty, warto ustalić rozsądny termin, który zawsze można później zaktualizować. Terminy odnoszą się nie tylko do projektów zawodowych, ale także osobistych.

Krok 4. Zidentyfikuj powtarzające się zadania. Po zapisaniu terminów na swojej liście, wyróżnij wszystkie zadania powtarzające się. To pomoże Ci w planowaniu przyszłych harmonogramów. Warto teraz ocenić, czy któreś z tych powtarzających się aktywności można wyeliminować lub oddelegować.

Krok 5. Wpisz zadania do planu według czasu, priorytetu lub terminu: Teraz nadszedł czas, aby wprowadzić aktywności do Planu Dnia według czasu rozpoczęcia i zakończenia. Jednym z dylematów, z którymi się zmierzysz, będzie pytanie: czy zająć się najpierw trudnymi, czy łatwymi zadaniami? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Niektórzy wolą zająć się najpierw prostymi i szybkimi zadaniami, ponieważ ich realizacja podnosi pewność siebie i daje poczucie gotowości na bardziej skomplikowane zadania. Inni z kolei preferują trudniejsze zadania, gdy ich energia jest na najwyższym poziomie. Musisz także wziąć pod uwagę, że niektóre zadania mają czas wykonania uwarunkowany czynnikami zewnętrznymi, i uwzględnić to. Nie zapomnij o przerwach, które naładują Twoją energię.

Krok 6. Bądź elastyczny/a: Kiedy już wypełnisz swój harmonogram, musisz zrozumieć, że musisz pozostać elastyczny/a, ponieważ mogą się pojawić wydarzenia, które zakłócą Twój plan. Rozwiązaniem będzie przełożenie zadań. Korzystanie z cyfrowego planera znacznie ułatwi reorganizację zadań.

Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.