EISENHOWER MATRIX
Ο Πίνακας Eisenhower είναι ένα απλό εργαλείο για την ιεράρχηση tasks, ώστε να χρησιμοποιείς τον χρόνο σου αποτελεσματικά.
Η αρχή που στηρίζει αυτόν τον πίνακα βασίζεται στην ταξινόμηση των tasks σε δύο βασικές κατηγορίες:
- “ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ“: Αυτές που σε φέρνουν πιο κοντά στους στόχους και τους σκοπούς σου.
- “ΕΠΕΙΓΟΝ“: Αυτές που απαιτούν άμεση προσοχή χωρίς μακροπρόθεσμη αξία.
Χρήση του πίνακα Eisenhower
Ο Eisenhower πίστευε ότι είναι σημαντικό να εστιάζεις σε αυτό που είναι πραγματικά σημαντικό, όχι απαραίτητα σε αυτό που είναι επείγον. Στην ιεράρχηση προτεραιοτήτων, θα συναντάς πάντα την αντίφαση μεταξύ σημαντικού και επείγοντος.
Η πραγματικότητα γύρω σου είναι γεμάτη παγίδες επειγουσών αναγκών, οι οποίες μπορούν να δυσκολέψουν την εστίασή σου σε όσα είναι πραγματικά σημαντικά. Μόνο όταν γνωρίζεις ποιες δραστηριότητες είναι σημαντικές και ποιες επείγουσες μπορείς να ξεπεράσεις τον πειρασμό να επικεντρώνεσαι σε επείγουσες αλλά ασήμαντες δραστηριότητες.
Αν θέλεις να εφαρμόσεις την αρχή του Eisenhower στην πράξη, ξεκίνα να καταγράφεις όλες τις δραστηριότητες/έργα που διαχειρίζεσαι. Αυτό περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες στη δουλειά, στο σχολείο, στο σπίτι, στα χόμπι, ανεξάρτητα από το πόσο ασήμαντες τις θεωρείς. Αν έχεις χρησιμοποιήσει To–do list, ξέρεις περί τίνος πρόκειται.
Αφού εντοπίσεις όλες τις δραστηριότητες, τοποθέτησέ τες σε μία από τις 4 κατηγορίες, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:
Φαντάσου τον πίνακα σαν ένα βιντεοπαιχνίδι όπου πρέπει να διαχειριστείς έναν πόρο (τον χρόνο σου) για να πετύχεις υψηλή βαθμολογία. Κάθε εργασία είναι μια αποστολή που πρέπει να ολοκληρώσεις στρατηγικά για να κερδίσεις.
Τι σημαίνει το κάθε τεταρτημόριο;
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΚΑΙ ΕΠΕΙΓΟΝ:
Αυτές είναι προτεραιότητες Α-βαθμού και πρέπει να τις επιλύσεις προσωπικά όσο το δυνατόν πιο γρήγορα. Είναι απρόβλεπτες και δεν μπορείς να τις αναβάλεις. Δεν μπορείς πάντα να αποφύγεις αυτή την κατηγορία, ακόμη και αν πιστεύεις ότι με τον προγραμματισμό μπορείς. Η καλύτερη προσέγγιση είναι να κρατάς πάντα ελεύθερο χρόνο στην ατζέντα σου για τέτοια απρόοπτα προβλήματα. Αν αυτό δεν είναι εφικτό, θα πρέπει να αναβάλεις άλλες υποχρεώσεις. Είναι κρίσιμο να εντοπίσεις πώς μπορείς να μειώσεις τη λίστα των δραστηριοτήτων που έχουν γίνει επείγουσες λόγω δικών σου καθυστέρησεων.
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ, ΑΛΛΑ ΟΧΙ ΕΠΕΙΓΟΝ
Αυτές είναι προτεραιότητες Β-βαθμού και περιλαμβάνουν δραστηριότητες που σε βοηθούν να πετύχεις τους επαγγελματικούς και προσωπικούς σου στόχους. Σε αυτό το τεταρτημόριο πρέπει να δώσεις τη μεγαλύτερη σημασία. Οι υποχρεώσεις αυτές είναι σημαντικές για την καριέρα και τη ζωή σου και τις έχεις προγραμματίσει εκ των προτέρων. Δεν χρειάζεται να ολοκληρωθούν σήμερα, αλλά πρέπει να σχεδιαστούν στρατηγικά με καλά καθορισμένες προθεσμίες, στάδια υλοποίησης και απαραίτητες ενέργειες. Η συμμόρφωση με αυτές μειώνει το άγχος και την πίεση που σχετίζεται με τον χρόνο.
ΛΙΓΟ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ, ΑΛΛΑ ΕΠΕΙΓΟΝ
Αυτές είναι προτεραιότητες κατηγορίας C και αντιπροσωπεύουν εργασίες που σας αγχώνουν λόγω της επείγουσής τους, σας στερούν πολύτιμο χρόνο και σας αποσπούν από τους πραγματικά σημαντικούς στόχους της ζωής σας (π.χ. δημοσιεύσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, απαντήσεις σε μη σημαντικά email κ.λπ.). Η κύρια πηγή αυτών των δραστηριοτήτων είναι οι άνθρωποι στη ζωή σας. Πρέπει να μάθετε να λέτε ΟΧΙ με ευγένεια στους ανθρώπους και να τους προσκαλείτε να λύσουν τα προβλήματά τους.
ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΟΥΤΕ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΟΥΤΕ ΕΠΕΙΓΟΝ
Πρόκειται για προτεραιότητες Δ-βαθμού. Είναι tasks με ανεπαρκή περιγραφή, ή που τα λύνει ο χρόνος ή απλά ο κάδος απορριμμάτων. Τα περισσότερα από αυτά μπορείτε να τα αγνοήσετε ή να τα βάλετε στην άκρη. Αν υπάρχουν tasks που κάποιοι θέλουν να κάνετε, θα πρέπει να πείτε ευγενικά ΟΧΙ και να εξηγήσετε γιατί δεν μπορείτε.
Η μεγαλύτερη σημασία πρέπει να δίνεται στα tasks του τεταρτημορίου 2. Προσδιορίστε τις δραστηριότητες που θα πρέπει να κάνετε και προσπαθήστε να τις προγραμματίσετε. Με αυτόν τον τρόπο θα μειώσετε την πίεση στο τεταρτημόριο 1, μειώνοντας τον αριθμό των επειγουσών και σημαντικών δραστηριοτήτων. Με τον προγραμματισμό και την ιεράρχηση προτεραιοτήτων, μπορείτε να αφαιρέσετε ή να μειώσετε τον αριθμό tasks στα τεταρτημόρια 3 και 4.
Για να λειτουργήσει αυτή η αρχή στη ζωή σας και να γίνει ένα αποτελεσματικό εργαλείο λήψης αποφάσεων, θα πρέπει να δημιουργήσετε το δικό σας σύστημα προτεραιοτήτων. Προσαρμόστε τον πίνακα στους δικούς σας στόχους και σχέδια. Κάντε το με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες και υποχρεωτικά γραπτώς, γιατί μόνο έτσι το σύστημα προτεραιοτήτων σας θα γίνει νόμος στην υιοθέτηση μελλοντικών αποφάσεων. Για να λειτουργήσει πραγματικά το σύστημα, επικοινωνήστε το ενεργά στους γύρω σας.
Συμβουλές για προτεραιοποίηση
- Προγραμμάτισε
- Άφησε χρόνο για να διαχειριστείς επείγουσες καταστάσεις
- Προγραμμάτισε χρόνο για σημαντικά αλλά μη επείγοντα tasks
- Ανάθεσε σε άλλους μη σημαντικά tasks
- Θέσε όρια
DICLAIMER
Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.