MACIERZ EISENHOWERA
Matryca Eisenhowera to proste narzędzie do ustalania priorytetów zadań, które pozwala efektywnie zarządzać czasem.
Zasada działania tej matrycy opiera się na klasyfikacji zadań na dwie główne kategorie:
- „WAŻNE” oznacza wszystko, co przybliża nas do naszych celów i zadań.
- „PILNE” oznacza wszystko, co wymaga naszej natychmiastowej uwagi, bez długoterminowej ostateczności.
Korzystanie z macierzy Eisenhowera
Eisenhower uważał, że kluczowe jest skupienie się na tym, co naprawdę ważne, a niekoniecznie na tym, co pilne. Podczas ustalania priorytetów zawsze napotkasz sprzeczność między tym, co ważne, a tym, co pilne.
Rzeczywistość, która nas otacza, jest pełna pułapek związanych z pilnymi sprawami, które tylko utrudniają nam drogę do naprawdę ważnych i wartościowych rzeczy w naszym życiu. Tylko wtedy, gdy wiesz, które działania są ważne, a które pilne, możesz oprzeć się pokusie skupiania się na pilnych, ale nieistotnych czynnościach.
Aby zastosować zasadę Eisenhowera w praktyce, należy sporządzić listę wszystkich zadań/projektów, które musisz wykonać. Zaleca się uwzględnienie wszystkich czynności związanych z pracą, domem, szkołą i hobby, niezależnie od tego, jak mało ważne mogą się wydawać. Jeśli korzystałeś/aś kiedyś z Listy Zadań (“To-do” list), wiesz, o co chodzi. Po zidentyfikowaniu wszystkich działań będziesz musiał/a umieścić je w jednej z 4 kategorii, jak pokazano na poniższym rysunku:
Pomyśl o matrycy jak o grze wideo, w której musisz zarządzać zasobami (czyli swoim czasem), aby zdobyć jak najwyższy wynik. Każde zadanie to misja, którą musisz wykonać w strategiczny sposób, aby wygrać.
Znaczenie każdego kwadrantu jest następujące:
WAŻNE I PILNE
Są to priorytety klasy A i musisz je rozwiązać osobiście w jak najkrótszym czasie. Mogły być nieprzewidziane lub odkładałeś/aś je na później, aż nadszedł termin ich realizacji. Nawet jeśli myślisz, że możesz uniknąć tej kategorii poprzez planowanie, nie zawsze jest to możliwe. Najlepszym podejściem jest zostawienie zawsze w swoim harmonogramie trochę wolnego czasu na nieoczekiwane problemy i zaległe zadania. Jeśli nie jest to możliwe, będziesz musiał/a odłożyć inne zadania. Ważne jest, aby spróbować określić, w jaki sposób można maksymalnie zmniejszyć listę zaległych zadań, które stały się pilne z powodu Twojego przekładania.
WAŻNE, ALE NIEPILNE
Są to priorytety klasy B i obejmują działania, które pomogą Ci osiągnąć cele zawodowe i osobiste. Jest to kwadrant, do którego należy przywiązywać największą wagę. Zadania w tym kwadrancie są ważne dla Twojej kariery i życia zawodowego, a także zaplanowane z wyprzedzeniem. Nie muszą być wykonane dzisiaj, ale wymagają strategicznego planowania z jasno określonymi terminami, kamieniami milowymi oraz niezbędnymi działaniami. Realizacja tych zadań pozwala uniknąć stresu i niepokoju związanego z presją czasu.
MAŁO WAŻNE, ALE PILNE
Są to priorytety klasy C i obejmują zadania, które stresują Cię swoją pilnością, pochłaniają Twój cenny czas i odwracają uwagę od naprawdę ważnych celów w Twoim życiu (np. publikowanie postów w mediach społecznościowych, odpowiadanie na nieistotne e-maile itp.). Głównym źródłem tych działań są ludzie w Twoim otoczeniu. Musisz nauczyć się grzecznie odmawiać innym i zachęcać ich do samodzielnego rozwiązywania swoich problemów.
NIE JEST TO ANI WAŻNE, ANI PILNE.
Są to priorytety klasy D, czyli sprawy, które są zbyt słabo określone, takie, które czas rozwiązuje sam lub po prostu “śmieci”. Większość z nich można zignorować lub anulować. Jeśli są jakieś działania, które inni chcieliby, żebyś wykonał/a, będziesz musiał/a grzecznie odmówić i wyjaśnić, dlaczego nie możesz się tego podjąć.
Największą wagę należy przywiązywać do zadań z kwadrantu 2. Musisz zidentyfikować czynności, które będziesz musiał/a wykonać i je zaplanować. W ten sposób zmniejszysz presję w kwadrancie 1, redukując liczbę pilnych i ważnych zadań. Poprzez planowanie i ustalanie priorytetów możesz wyeliminować lub ograniczyć liczbę zadań z kwadrantów 3 i 4.
Aby ta zasada działała w Twoim życiu i stała się skutecznym narzędziem decyzyjnym, musisz stworzyć własny system priorytetów. W tym celu dostosuj macierz do własnych celów i planów. Zrób to na piśmie, jak najdokładniej i najbardziej wiążąco, ponieważ tylko wtedy Twój system priorytetów stanie się “prawem” przy podejmowaniu przyszłych decyzji. Aby system naprawdę działał, musisz aktywnie komunikować go osobom w swoim otoczeniu.
Wskazówki dotyczące ustalania priorytetów zadań
- W miarę możliwości planuj z wyprzedzeniem.
- Zostawiaj czas na nieoczekiwane sytuacje.
- Regularnie rezerwuj czas na ważne, ale niepilne zadania.
- Deleguj mniej ważne obowiązki.
- Ustalaj jasne granice dla zadań, które służą innym, ale nie Tobie.
DICLAIMER
Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.