Φαντάσου ότι πρέπει να παραδώσεις μια εργασία σε μία εβδομάδα. Τι κάνεις τις πρώτες έξι μέρες; Τίποτα ή σχεδόν τίποτα. Την τελευταία μέρα, ξαφνικά γίνεσαι ειδικός στην οργάνωση και ολοκληρώνεις τα πάντα μέσα σε έναν πανικό γεμάτο καφέ. Λοιπόν, αυτό είναι ένα κλασικό παράδειγμα του Νόμου του Parkinson.

Ο Νόμος του Parkinson είναι μια αρχή που παρατηρήθηκε από τον Βρετανό ιστορικό Cyril Northcote Parkinson το 1955. Περιγράφει την ανθρώπινη τάση να γεμίζει τον διαθέσιμο χρόνο για την ολοκλήρωση ενός task, ανεξαρτήτως της πολυπλοκότητας ή της σημασίας του. Αυτή η αρχή αρχικά διατυπώθηκε στο πλαίσιο διοικητικών δραστηριοτήτων και κυβερνητικών δαπανών, αλλά αργότερα εφαρμόστηκε και σε άλλους τομείς, όπως η διαχείριση χρόνου και η προσωπική παραγωγικότητα.

Οι αρχές του Νόμου του Parkinson:

• Επέκταση για να ταιριάζει στον διαθέσιμο χρόνο: Το βασικό στοιχείο του Νόμου του Parkinson είναι ότι τα πράγματα πάντα καταλαμβάνουν όλο τον διαθέσιμο χρόνο. Με άλλα λόγια, αν έχεις συγκεκριμένο χρόνο για να ολοκληρώσεις ένα task, τείνεις να επεκτείνεις τις δραστηριότητές σου ώστε να καταλάβουν όλο αυτό τον χρόνο, είτε είναι απαραίτητο είτε όχι.
• Η τάση να αφήνεις τα πράγματα για την τελευταία στιγμή: Όταν έχεις περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσεις ένα task, τείνεις να το αφήνεις μέχρι την τελευταία στιγμή και να δουλεύεις εντατικά πριν την προθεσμία.
• Επιπτώσεις στη διαχείριση χρόνου: Είναι σημαντικό να γνωρίζεις πώς διαχειρίζεσαι το χρόνο σου και να μην πέφτεις στην παγίδα να γεμίζεις τον διαθέσιμο χρόνο με tasks που δεν είναι απαραίτητα ή προτεραιότητας. Ο καθορισμός σαφών και αυστηρών προθεσμιών μπορεί να βοηθήσει στον περιορισμό αυτής της τάσης.
• Εφαρμογή σε άλλους τομείς: Εκτός από τη διαχείριση χρόνου, ο Νόμος του Parkinson μπορεί επίσης να εφαρμοστεί σε άλλες πτυχές της ζωής, όπως η οικονομική οργάνωση και ο σχεδιασμός ή η διαχείριση projects και πόρων στο επαγγελματικό περιβάλλον.

Πώς να μην πέσεις στην παγίδα;

• Θέσε σύντομες, σαφείς προθεσμίες: Αν έχεις δύο μέρες για κάτι, αντιμετώπισέ το σαν να είχες μόνο μία μέρα.
• Δούλεψε λίγο-λίγο: Μην αφήνεις όλα τα tasks να συσσωρεύονται σαν ένα βουνό που σε πνίγει στο τέλος.
• Ξέφυγε από την αναβλητικότητα: Αν νιώθεις ότι χάνεις χρόνο, ρώτησε τον εαυτό σου: “Πραγματικά χρειάζεται να δω TikTok για τρίτη φορά σήμερα;

Η τεχνική Pomodoro είναι ένας επαναστατικός τρόπος για να ανακτήσεις τον έλεγχο του χρόνου σου. Είναι μια δομημένη μέθοδος διαχείρισης χρόνου που αποτελείται από διαδικασίες, εργαλεία, αρχές και αξίες για να μάθεις πώς να αντιμετωπίζεις το χρόνο και να τον μετατρέπεις σε σύμμαχο για να αυξήσεις την παραγωγικότητα. Βασίζεται σε μια σειρά από αρχές που στηρίζονται στην αυτοπαρατήρηση και την επίγνωση. Η ανάπτυξη αυτών των δεξιοτήτων καθιστά δυνατή την αλλαγή της σχέσης με το χρόνο και την επίτευξη στόχων με λιγότερη προσπάθεια και άγχος.

Η τεχνική Pomodoro περιλαμβάνει τον διαχωρισμό του χρόνου εργασίας σε διαστήματα συγκεντρωμένης εργασίας 25 λεπτών που ονομάζονται pomodoro. Μετά από κάθε pomodoro ακολουθεί ένα διάλειμμα 5 λεπτών. Μετά από 4 διαστήματα, γίνεται ένα μεγαλύτερο διάλειμμα, συνήθως 15-30 λεπτών.

Ίσως νομίζεις ότι η Τεχνική Pomodoro είναι απλώς το χρονόμετρο. Δεν είναι. Το χρονόμετρο είναι πράγματι το εμβληματικό στοιχείο της τεχνικής, αλλά είναι μόνο ένα στοιχείο.

Πώς να εφαρμόσεις την Τεχνική Pomodoro σε 5 βήματα:

1. Επίλεξε το task που θέλεις να ολοκληρώσεις
2. Ρύθμισε το χρονόμετρο στα 25 λεπτά
3. Δούλεψε στο task μέχρι να χτυπήσει το χρονόμετρο. Αφιερώνοντας χρόνο για ανακεφαλαίωση σε κάθε Pomodoro θα εξασφαλίσεις μια ομαλή μετάβαση στο επόμενο Pomodoro. Απόφυγε εσωτερικούς και εξωτερικούς περισπασμούς όπως διακοπές, τηλεφωνήματα, social media, emails, κλπ.
4. Διάλειμμα 5 λεπτών. Για προχωρημένους χρήστες, το διάλειμμα μπορεί να μειωθεί στα 2 λεπτά. Για τα διαλείμματα, προτείνεται να επιλέξεις μια δραστηριότητα που έρχεται σε αντίθεση με το φόρτο εργασίας. Αν δουλεύεις στον υπολογιστή, πρέπει να απομακρυνθείς από αυτόν και να κάνεις μια σωματική δραστηριότητα, να περπατήσεις, να φας ένα σνακ ή να χαλαρώσεις.
5. Μεγάλο διάλειμμα 15-30 λεπτών μετά από τέσσερα διαστήματα Pomodoro.

Συμβουλές που μπορούν να σε βοηθήσουν να εφαρμόσεις την Τεχνική Pomodoro:

• Χρησιμοποιήστε ένα χρονόμετρο για να παραμείνετε συγκεντρωμένοι. Μπορείτε να επιλέξετε ένα χρονόμετρο Pomodoro, μια εφαρμογή για κινητά ή μια επέκταση προγράμματος περιήγησης.
• Προγραμματίστε την εργάσιμη ημέρα σας υπολογίζοντας τον αριθμό των διαλειμμάτων Pomodoro που χρειάζονται για κάθε εργασία.
• Χωρίστε τις πολύπλοκες εργασίες σε μικρότερα μέρη για ευκολότερη διαχείριση.
• Απολαύστε τα διαλείμματα σας με δραστηριότητες που σας αναζωογονούν και σας δίνουν ενέργεια.
• Προσαρμόστε τα διαστήματα αν τα τυπικά 25 λεπτά εργασίας και 5 λεπτά διάλειμμα δεν σας ταιριάζουν. Ο στόχος είναι να ισορροπήσετε την συγκεντρωμένη εργασία με τα διαλείμματα που σας αναζωογονούν.

1. Σπάσε σύνθετα projects σε μέρη: Αν ένα task απαιτεί περισσότερα από τέσσερα pomodoros, θα πρέπει να το σπάσεις σε μικρότερα, υλοποιήσιμα βήματα. Ακολουθώντας αυτόν τον κανόνα, θα μπορέσεις να σημειώσεις σαφή πρόοδο στη δουλειά σου.
2. Μικρά tasks μπορούν να γίνουν μαζί: Μπορείς να συνδυάσεις tasks που διαρκούν λιγότερο από ένα Pomodoro με άλλα απλά tasks.
3. Όταν ρυθμιστεί ένα Pomodoro, πρέπει να ολοκληρωθεί: Το Pomodoro είναι μια αδιαίρετη μονάδα χρόνου και δεν μπορεί να διακοπεί, ειδικά για να γίνει στόχος “χρονοκλεφτών”. Κατάγραψε οποιεσδήποτε ιδέες, tasks ή αιτήματα που προκύπτουν κατά τη διάρκεια ενός Pomodoro και εξέτασέ τες αργότερα.
4. Σε περίπτωση αναπόφευκτης διακοπής, κάνε ένα διάλειμμα 5 λεπτών και ξεκίνα ξανά. Ο Cirillo προτείνει να παρακολουθείς τις διακοπές (εσωτερικές ή εξωτερικές) καθώς συμβαίνουν και να σκέφτεσαι πώς να τις αποφύγεις στην επόμενη συνεδρία. Ο κανόνας ισχύει ακόμη κι αν τελειώσεις το task πριν χτυπήσει το χρονόμετρο. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις τον υπόλοιπο χρόνο για να βελτιώσεις τις δεξιότητές σου ή τη γνώση σου σε έναν τομέα.

Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.