Wyobraź sobie, że musisz oddać esej za tydzień. Co robisz przez pierwsze sześć dni? Nic lub prawie nic. W ostatni dzień nagle stajesz się ekspertem w organizacji i kończysz wszystko w panicznym pośpiechu przy kubku kawy. Cóż, to klasyczny przykład Prawa Parkinsona.

Prawo Parkinsona to zasada zaobserwowana przez brytyjskiego historyka Cyrila Northcote’a Parkinsona w 1955 roku, która opisuje ludzką tendencję do wypełniania dostępnego czasu na wykonanie zadania, niezależnie od jego złożoności lub znaczenia. Zasada ta została pierwotnie sformułowana w kontekście działań administracyjnych i wydatków rządowych, ale z czasem zaczęto ją stosować również w innych dziedzinach, w tym w zarządzaniu czasem i produktywności osobistej.

Zasady prawa Parkinsona:

• Rozciąganie zadania na cały dostępny okres czasu: Podstawową zasadą prawa Parkinsona jest to, że czynności zawsze zajmują tyle czasu, ile jest dostępne na ich wykonanie. Innymi słowy, jeśli masz określoną ilość czasu na wykonanie zadania, skłaniasz się do tego, by wydłużyć działania tak, by wypełnić cały dostępny czas, nawet jeśli nie jest to konieczne.
• Tendencja do zostawiania rzeczy na ostatnią chwilę. Kolejnym aspektem Prawa Parkinsona jest to, że gdy mamy więcej czasu na wykonanie zadania, często odkładamy rzeczy na później, aby pracować intensywniej tuż przed upływem terminu.
• Wpływ na zarządzanie czasem. Prawo Parkinsona uczy nas, że ważne jest, by być świadomym tego, jak zarządzamy swoim czasem i nie popadać w pułapkę wypełniania dostępnego czasu zadaniami niskiej wartości. Uczy nas także, że ustalanie jasnych i ścisłych terminów może pomóc ograniczyć tendencję do odkładania wszystkiego na ostatnią chwilę.
• Zastosowanie w innych dziedzinach. Poza zarządzaniem czasem, Prawo Parkinsona może być również stosowane w innych aspektach życia, takich jak organizacja i planowanie finansowe lub zarządzanie projektami i zasobami w środowisku zawodowym.

Prawo Parkinsona przypomina nam, że czas to cenny zasób i że ważne jest, by świadomie nim zarządzać. Ustalanie jasnych celów i ścisłych terminów pozwala nam efektywniej wykorzystywać nasz czas.

Jak nie wpaść w pułapkę?

• Ustalaj krótkie, jasne terminy. Jeśli masz dwa dni na zrobienie czegoś, traktuj to tak, jakbyś miał tylko jeden dzień.
• Pracuj małymi krokami. Nie pozwól, by wszystkie zadania narastały jak góra, która przytłacza cię na koniec.
• Uciekaj przed prokrastynacją. Jeśli czujesz, że marnujesz czas, zapytaj siebie: „Czy naprawdę muszę sprawdzać TikToka po raz trzeci dzisiaj?”

Technika Pomodoro to rewolucyjny sposób na odzyskanie kontroli nad swoim czasem. Jest to ustrukturyzowana metoda zarządzania czasem, składająca się z procesów, narzędzi, zasad i wartości, które pozwalają nauczyć się radzić sobie z czasem i przekształcić go w sprzymierzeńca zwiększającego produktywność. Opiera się ona na szeregu zasad opartych na samoobserwacji i świadomości. Rozwijanie tych umiejętności pozwala zmienić stosunek do czasu i osiągać cele przy mniejszym wysiłku i niepokoju.

Technika Pomodoro polega na podziale czasu pracy na 25-minutowe interwały intensywnej pracy zwane pomodoro. Po każdym pomodoro następuje 5-minutowa przerwa. Po 4 interwałach następuje dłuższa przerwa, zazwyczaj trwająca 15-30 minut.

Można by pomyśleć, że technika Pomodoro to tylko stoper. Nie jest to jednak prawda. Stoper jest wprawdzie charakterystycznym elementem tej techniki, ale jest to tylko jeden z elementów.

Jak stosować technikę Pomodoro w 5 krokach

1. Wybierz zadanie, które chcesz wykonać.

2. Ustaw minutnik na 25 minut. Pracuj nad zadaniem, aż minutnik zadzwoni. Poświęcenie czasu na podsumowanie każdego pomodoro zapewni płynne przejście do następnego pomodoro. Unikaj wewnętrznych i zewnętrznych czynników rozpraszających uwagę, takich jak przerwy, telefony, media społecznościowe, e-maile itp.

3. 5-minutowa przerwa. Dla zaawansowanych użytkowników przerwa może zostać skrócona do 2 minut. W przypadku przerw zaleca się wybranie czynności kontrastującej z obciążeniem pracą. Jeśli pracujesz na komputerze, powinieneś odejść od niego i wykonać aktywność fizyczną, spacer, zjeść przekąskę lub zrelaksować się.

4. Długa przerwa trwająca 15-30 minut po czterech interwałach Pomodoro.

Wskazówki, które mogąomóc Ci we wdrożeniu Techniki Pomodoro

• Użyj timera, aby zachować koncentrację. Możesz wybrać timer Pomodoro, aplikację mobilną lub rozszerzenie przeglądarki.
• Zaplanuj swój dzień pracy, szacując liczbę interwałów
• Pomodoro potrzebnych do wykonania każdego zadania.
• Podziel złożone zadania na mniejsze części, aby łatwiej nimi zarządzać.
• Ciesz się przerwami, wykonując czynności, które dodają Ci energii i pozwalają się zrelaksować.
• Dostosuj interwały, jeśli standardowe 25 minut pracy i 5 minut przerwy nie odpowiadają Ci. Celem jest zrównoważenie skupionej pracy z regenerującymi przerwami.

Dziel złożone projekty. Jeśli zadanie wymaga więcej niż czterech pomodoro, należy podzielić je na mniejsze, osiągalne etapy. Stosowanie tej zasady pomoże Ci osiągnąć wyraźne postępy w pracy.

Łącz małe zadania. Zadania, które zajmą mniej czasu niż jedno Pomodoro, powinny być łączone z innymi prostymi zadaniami.

Gdy już ustawisz Pomodoro musi zadzwonić. Pomodoro jest niepodzielną jednostką czasu, której nie można przerywać, szczególnie nie w obliczu „złodziei czasu”. Wszelkie pomysły, zadania czy prośby, które się pojawią, należy zanotować i wrócić do nich później. Można do tego użyć cyfrowego menedżera zadań lub klasycznego terminarza.

W przypadku nieuniknionej przerwy, zrób 5-minutową przerwę i zacznij od nowa. Cirillo zaleca monitorowanie przerw (wewnętrznych lub zewnętrznych) w miarę ich występowania i zastanowienie się, jak ich uniknąć w następnej sesji. Zasada ta ma zastosowanie nawet wtedy, gdy zakończysz swoje zadanie przed włączeniem się alarmu. Pozostały czas można wykorzystać na ponowną naukę lub doskonalenie umiejętności czy wiedzy w danej dziedzinie.

Jeśli system wydaje się prosty, to dlatego, że taki jest. Technika Pomodoro polega na wprowadzeniu umysłu w stan gotowości do realizacji zadań.

Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.