Pentru old-schoolers: Agenda clasică, pe hârtie, e preferată de cei care apreciază pauza de la tehnologie. Dacă îți place să scrii de mână, să desenezi pe margine, să folosești culori pentru evidențiere și să bifezi sarcinile „pe bune”, atunci aceasta e pentru tine. În plus, e terapeutic să vezi toate lucrurile bine organizate pe hârtie.

Pentru tech-lovers: Agenda digitală e prietena perfectă pentru cei care trăiesc prin telefon sau tabletă. Poți să o editezi ușor, să primești notificări care îți amintesc ce ai de făcut și să o accesezi de pe orice device, indiferent unde te afli.

Indiferent de modul în care este organizată, agenda trebuie să includă obligatoriu orele planificate pentru fiecare activitate. Acestora li se pot asocia locațiile, persoanele implicate și alte informații relevante.

Pentru ca o agendă zilnică să fie eficientă trebuie să conțină următoarele secțiuni:

• Secțiunea priorităților. În această secțiune notezi sarcinile prioritare și urgente. Acestea au cel mai mare impact asupra obiectivelor pe care ți le-ai propus.
• Intervale de timp. Alocă timp fiecărei activități. Fii realist și lasă perioade tampon între ele, pentru întârzieri sau pauze.
• Memento-uri și notificări. Setarea memento-urilor și notificărilor te ajută să nu ratezi vreo activitate programată în ziua respectivă. E ca și cum ai avea un „antrenor” care îți ține ritmul.
• Secțiunea pentru notițe. Păstrează un loc unde poți adăuga informații importante pe care le-ai obținut în timpul activităților, idei noi, gânduri etc.
• Obiectivele zilei. Stabilește 1-2 obiective pentru ziua respectivă. Te ajută să rămâi motivat.
• Revizuirea și evaluarea zilei. La finalul zilei notează ce ai realizat, ce ai învățat și ce poți îmbunătăți în următoarele zile. E un exercițiu de reflecție super util.

Pentru o organizare eficientă poți combina agenda cu alte instrumente, cum ar fi calendareleelectronice, aplicațiile de gestionare a sarcinilor și listele de to-do.

Este recomandat ca sarcinile să fie grupate pe categorii: munca, educația, activități personale, casnice. Această organizare îți va permite să identifici mai clar cât timp aloci vieții private și vieții profesionale.

Dacă te trezești că sari de la o sarcină la alta fără să termini nimic, încearcă „Time Blocking”. „Time blockingˮ este o tehnică de organizare a timpului care presupune împărțirea zilei în blocuri de timp dedicate anumitor activități sau tipuri de sarcini. În loc să treci prin lista de sarcini pe măsură ce apar, îți aloci perioade fixe din zi pentru a te concentra pe sarcini specifice. Această metodă te ajută la eliminarea multitasking-ului, la creșterea productivității și la o mai bună gestionare a timpului. Cum să implementezi Tehnicii „Time blockingˮ:

1. Identifică sarcinile esențiale: Începe prin a stabili care sunt cele mai importante sarcini ale zilei. Acestea pot fi legate de muncă, viața personală sau alte responsabilități.
2. Alocă blocuri de timp pentru fiecare sarcină pe care ai identificat-o: Împarte ziua în segmente (blocuri de timp) pentru a lucra la aceste sarcini. Acest mod de organizare elimină multitasking-ul și te ajută să fii mai productiv și să ai mai mult timp liber.
3. Structurează fiecare bloc. Fiecare bloc de timp este dedicat unei anumite activități sau tip de activități. În timpul blocului, concentrează-te doar pe acea activitate, fără întreruperi. Poți seta un temporizator pentru a te ajuta să respecți timpul alocat.
4. Alocă blocuri pentru pauze și recuperare: Nu uita să aloci timp pentru pauze între blocurile de lucru, astfel încât să îți poți reîncărca energia. Aceste pauze pot varia de la 5 minute între sarcini până la 30-60 de minute pentru mese sau relaxare.
5. Rămâi flexibil: Deși este important să îți respecți blocurile de timp, fii pregătit să ajustezi programul în funcție de neprevăzute. Uneori, sarcinile durează mai mult sau mai puțin decât ai anticipat, iar flexibilitatea este esențială pentru a evita stresul.

Sfaturi pentru implementarea tehnicii Time Blocking

• Începe cu sarcinile importante: Alocă primele blocuri de timp sarcinilor care necesită cel mai mare efort intelectual sau concentrare.
• Fii realist: Nu bloca fiecare minut al zilei. Lasă spațiu pentru ajustări și neprevăzute.
• Revizuiește și ajustează: La sfârșitul zilei sau săptămânii, evaluează cât de
  eficient a fost programul tău și ajustează-l pentru a deveni mai eficient.

De ce să folosești tehnicaTime Blocking

• Focalizarea pe o singură activitate la un moment dat te ajută să lucrezi mai eficient și să finalizezi sarcinile mai rapid.
• Având timp dedicat pentru fiecare sarcină, vei fi mai puțin tentat să amâni lucrurile.
• Programul tău devine clar, știind exact când trebuie să faci fiecare sarcină.
• Prin blocarea timpului pentru activități personale (ex. exerciții, citit, timp pentru familie), poți menține un echilibru sănătos.

Pasul 1. Identifică sarcinile zilei. Înainte de a începe să îți organizezi sarcinile trebuie să faci o listă cu ce ai de făcut în ziua respectivă. Dacă folosești o aplicație le introduci una câte una astfel încât să știi că le-ai înregistrat. Este important să incluzi în această listă toate sarcinile indiferent cât de simple sau neînsemnate le consideri. De exemplu trebuie să incluzi pauzele de masă, relaxare ca activități recurente. Dacă apar noi sarcini le poți adăuga în listă.

Pasul 2. Prioritizează sarcinile. Ai învățat deja cum îți prioritizezi sarcinile. Înainte de a le trece în Agendă ar trebui să clarifici un aspect important: „Ce sarcini au termene care nu pot fi amânate?ˮ Dacă în lista ta sunt sarcini care sunt în conflict între ele va trebui să ții cont de cea care este cea mai urgentă.

Pasul 3. Notează termenele limită. Termenele limită îți spun când trebuie să finalizezi sarcina. Dacă nu ți-ai stabilit un termen limită s-ar putea să ratezi un livrabil chiar dacă ai avut timp suficient să lucrezi la el. Chiar dacă nu ești sigur care ar trebui să fie termenul limită este bine să selectezi totuși un termen limită care are sens pentru moment. În fond îl poți actualiza oricând. Termenele limită nu se aplică doar proiectelor profesionale ci și celor personale

Pasul 4. Identifică sarcinile recurente. După ce ai notat termenele limită în listă, evidențiază toate sarcinile recurente. Acest lucru te va ajuta atunci când vei elabora următoarele agende. Acum este momentul să identifici dacă vreuna dintre aceste activități recurente o poți elimina sau delega.

Pasul 5. Completează sarcinile în agendă în funcție de oră, prioritate sau termen limită. Acum este momentul să completezi activitățile în Agenda zilei în funcție de ora de începere și ora de sfârsit. O dilemă cu care te vei confrunta va fi dacă să rezolvi mai întâi sarcinile dificile sau pe cele ușoare. Nu există o soluție valabilă pentru toată lumea. Unii oameni preferă să rezolve sarcinile ușoare și care consumă puțin timp mai întâi. Rezolvarea acestora le creștere încrederea în sine și se simt încărcați pentru a rezolva sarcini mai complexe. Alții preferă să rezolve sarcinile dificile mai întâi, atunci când energia lor este la potențial maxim. Trebui să ții cont de faptul că unele sarcini vor avea ore de efectuare condiționate de factori externi și va trebui să te raportezi la ele. Nu uita de pauzele pentru reîncărcare cu energie.

Pasul 6. Rămâi flexibil. Odată ce ai completat agenda este bine să rămâi flexibil deoarece pot să apară evenimente care vor perturba programul tău. Soluția ar fi să faci o reprogramare. Folosirea unui planificator digital va face programarea sarcinilor mult mai ușoară.

Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.