MATRICEA EISENHOWER
Matricea Eisenhower este un instrument simplu care te ajută să decizi cum să-ți priotitizezi sarcinile, astfel încât să-și folosești timpul eficient.
Principiul care stă la baza acestei matrice pleacă de la clasificarea sarcinilor în două mari categorii:
- „IMPORTANTE”: cele care te aduc mai aproape de țelurile tale, de obiectivele tale;
- „URGENTE”: cele care solicită atenția ta imediată, fără o finalitate pe termen lung.
Utilizarea matricea Eisenhower
Eisenhower considera că este important să te concentrezi pe ceea ce este cu adevărat important nu neapărat pe ceea ce este urgent. În stabilirea priorităților te vei lovi mereu de contradicția dintre important și urgent.
Realitatea care te înconjoară este plină de capcane ale urgenței, care îți pot îngreuna drumul către lucrurile cu adevărat importante și valoroase. Doar în momentul în care vei ști care sunt activitățile importante și care sunt cele urgente poți depăși tentația de a te concentra pe activitățile urgente dar neimportante.
Dacă vrei să aplici în practică principiul lui Eisenhower ar trebui să începi să enumeri toate activitățile /proiectele pe care le gestionezi. Include toate activitățile de la locul de muncă, școală, de acasă, hobby-uri oricât de neimportante le consideri. Dacă ai folosit un To do lists știi despre ce este vorba. După ce ai identificat toate activitățile plasează-le în una din cele 4 categorii, așa cum arată figura de mai jos:
Gândește-te la matrice ca la un joc video în care trebuie să gestionezi resursele (timpul tău) pentru a obține un scor mare. Fiecare sarcină este o misiune pe care trebuie să o finalizezi într-un mod strategic pentru a câștiga.
Ce semnifică fiecare cadran?
IMPORTANT ȘI URGENT
Acestea sunt priorități de grad A și trebuie să le rezolvi personal într-un timp cât mai scurt. Aceste priorități nu le-ai putut prevedea sau le-ai tot amânat până a venit termenul scadent. Chiar dacă crezi că poți evita această categorie prin planificare, nu întotdeauna este posibil acest lucru. Cea mai bună abordare este să păstrezi întotdeauna în agenda ta un timp liber pentru astfel de probleme neașteptate și activități amânate. Dacă nu este posibil va trebui să amâni alte sarcini. Este important să încerci să identifici cum poți să reduci cât mai mult lista cu categorie de activități amânate care au devenit urgențe din cauza ta.
IMPORTANT, DAR NU URGENT
Acestea sunt priorități de grad B și includ activități care te ajută să îți atingi obiectivele de carieră și personale. Este cadranul căruia va trebui să îi acorzi cea mai mare importanță. Sarcinile din acest cadran sunt importante pentru cariera și viața ta profesională și le-ai planificat din timp. Ele nu trebuie rezolvate azi, dar trebuie planificate strategic cu termene bine definite, etape de realizare și acțiuni necesare. Respectarea acestora te scapă stresul și anxietatea legată de timp.
PUȚIN IMPORTANT DAR URGENT
Acestea sunt priorități de gradul C și reprezintă sarcini care te stresează prin urgența lor, îți consumă timpul prețios și te distrag de la obiectivele cu adevărat importante din viața ta (de exemplu, postarea pe rețelele sociale, răspunsul la e-mailuri neimportante etc.). Principala sursă a acestor activități sunt persoanele din viața ta. Trebuie să înveți să spui NU politicos și să îi inviți pe ceilalți să își rezolve singuri problemele.
NU ESTE NICI IMPORTANT ȘI NICI URGENT
Acestea sunt priorități de grad D. Sunt acele lucruri prea puțin conturate, cele pe care le rezolvă timpul sau pur și simplu coșul de gunoi. Pe cele mai multe dintre ele le poți ignora sau anula. Dacă sunt activități pe care unele persoane doresc ca tu să le faci va trebui să spui politicos NU și să explici de ce nu poți face asta.
Cea mai mare importanță trebuie acordată sarcinilor din cadranul 2. Identifică activitățile pe care le vei avea de făcut și încearcă să le planifici. În acest fel vei reduce presiunea din cadranul 1 reducând numărul activităților de tip urgent și important. Prin planificare și prioritizare poți elimina sau reduce o serie de activități din cadranele 3 și 4.
Pentru ca acest principiu să funcționeze în viața ta și să devină un instrument eficient de luare a deciziilor ar trebui să îți construiești propriul sistem de priorități. Adaptează matricea la propriile obiective și planuri. Fă acest lucru cât mai detaliat și obligatoriu în scris pentru că numai așa sistemul tău de priorități va căpăta caracter de lege în adoptarea deciziilor viitoare. Pentru ca sistemul să funcționeze cu adevărat comunică-l activ celor din jurul tău.
Sfaturi pentru prioritizarea sarcinilor
- Planifică din timp atunci când este posibil
- Lasă timp liber pentru a face față surprizelor
- Programează-ți timp în mod regulat pentru a te ocupa de sarcini importante, dar nu urgente
- Deleagă sarcini mai puțin importante
- Stabilește limite clare pentru activitățile care servesc altora, dar nu ție
DICLAIMER
Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.