Noel Tichy, în cercetarea sa bazată pe acest model, a observat modul în care conflictele se acumulează la fiecare nivel cu un raport de 80:20.

• 80% din conflictele din echipe sunt atribuite unor obiective neclare
• Din restul de 20%, 80% sunt atribuite unor roluri neclare
• Din restul, există din nou 80% care pot fi găsite în procese neclare
• Și doar 1% din conflictele din echipe pot fi atribuite relațiilor interpersonale dintre membrii echipei

Incertitudinea la un nivel îl afectează pe următorul, după cum se poate vedea aici:

• Dacă obiectivele nu sunt clare, vor apărea incertitudini în rolurile individuale;
• Dacă rolurile sunt neclare, acest lucru va duce la conflicte în cadrul proceselor;
• Dacă procesele sunt neclare, conflictele la niveluri superioare vor apărea la nivel interpersonal.

Modelul GRPI subliniază că este esențial să stabilești claritate completă la fiecare nivel, deoarece acest lucru va crea o bază de angajament comun între membrii echipei tale.

Sursa:: Raue S., Suk-Han Tang, Weiland Ch. and Wenzlik C.: The GRPI model – an approach for team development, Systemic Excellence Group, 2013

Când vine vorba de obiective – acestea ar trebui să ofere baza unei bune munci în echipă prin stabilirea misiunii de bază a unei echipe și să ofere un cadru scopului echipei. Obiectivele sunt importante pentru că oferă echipei tale o direcție – care îți permite să înțelegi unde te afli acum, unde vrei să mergi și să creezi legături între tine și membrii echipei tale prin unirea viziunilor pentru atingerea scopului. Potrivit lui Beckhard, obiectivele definesc o echipă ca fiind echipă – ele creează identitate și generează sens. Dacă echipa ta nu are un obiectiv clar, comun și convenit, orice fel de dezvoltare a echipei va avea un impact limitat.

Dacă toți membrii echipei înțeleg, acceptă, împărtășesc și se angajează în obiective comune, atunci ei vor putea să-și alinieze obiectivele individuale cu obiectivele comune ale echipei (am menționat obiectivele SMART într-un alt capitol al acestui ghid).

Un rol poate fi descris prin autoritatea, responsabilitățile și sarcinile sale și ar trebui să fie aliniat pentru a sprijini obiectivele definite de echipa ta. Pentru ca o echipă să funcționeze, fiecare membru al echipei ar trebui să aibă o imagine clară despre cine ce face, cine este responsabil pentru ce și ar trebui să cunoască amploarea autorității sale (cum ar fi, unde este linia în care începi să intri în sarcinile altcuiva). Fiecare membru al echipei ar trebui să fie de acord cu rolul său și să fie mulțumit de el, deoarece acest lucru va crea responsabilitate individuală și colectivă. Dacă ai fost de acord să îți asumi o anumită sarcină, bineînțeles că vei fi mai pasionat și mai dornic să o duci la bun sfârșit și să o faci bine. Definirea corectă a rolurilor este fundamentul unui proces clar, atunci când vine vorba de abordarea, clarificarea și rezolvarea problemelor.

Pentru a înțelege la ce ne referim prin autoritate atunci când vorbim despre roluri – aceasta reprezintă libertatea de acțiune de care dispune o persoană în cadrul rolului său. Autoritatea este cadrul dat spațiului de acțiune, inițiative sau decizii luate de o persoană în rol. Deoarece rolurile dau autoritate, ele cer și responsabilitate – ceea ce înseamnă că fiecare membru al echipei ar trebui să fie responsabil pentru sarcinile care sunt definite de rolul său. De asemenea, ar trebui să fie clar cui ar trebui să se adreseze membrii echipei în fiecare rol dacă întâmpină probleme.

Procesele sunt un instrument pentru a depăși ineficiențele în luarea deciziilor, făcând referire la control, coordonare și comunicare. Modelul GRPI de dezvoltare a echipei presupune să definești clar din timp procesele pentru a putea sprijini obiectivele echipei tale, deoarece interacțiunile din cadrul echipei vor fi determinate. Numărul de tipuri de procese va depinde de mărimea și de componența sarcinii echipei. Făcând referire la procese, modelul GRPI atinge subiecte precum: luarea deciziilor, managementul conflictelor și comunicarea. Să le abordăm pe rând:

• Comunicarea este esențială. Cu tot ceea ce facem sau spunem, comunicăm. Este foarte important să știi care sunt canalele de comunicare din cadrul echipei tale, deoarece este vital pentru echipele de succes. Dacă comunicarea ta este eficientă, fiecare membru al echipei va ști ce face toată lumea, iar acest lucru va oferi tuturor o idee despre cum progresează echipa către obiectivul final.
• Rolurile clar definite sunt o bază pentru luarea deciziilor. Deciziile din cadrul echipei tale trebuie luate în mod colectiv, iar după ce sunt luate, trebuie să te asiguri că toată lumea este pe aceeași lungime de undă. Acest lucru asigură răspuns rapid al fiecărui membru și încurajează respectarea termenelor limită.
• Oamenii definesc echipa – ceea ce înseamnă că în interiorul său vor avea loc conflicte personale sau interpersonale. Aceasta este o parte firească a interacțiunii. Conform modelului GRPI, managementul conflictelor se referă la parcurgerea unui proces clar atunci când apar conflictele. Trebuie să existe un proces clar pentru a aborda problemele, deoarece acest lucru îți va permite să le rezolvi rapid și să eviți orice fel de escaladare.

Interacțiunile acoperă secțiunea interpersonală a modelului GRPI. Aici, conturăm relațiile, stilurile individuale, concentrându-ne în același timp pe stabilirea încrederii, a comunicării deschise și a feedback-ului – deoarece acest lucru va crea un mediu de lucru confortabil. Ca și în alte părți ale acestui model pe care le-am acoperit mai sus, partea de interacțiuni trebuie, de asemenea, să aibă reguli clar stabilite, înțelese, împărtășite și convenite. Pentru a îmbunătăți acest aspect al echipei tale, îți vom propune cinci principii de relații interpersonale. Aceste principii se bazează pe încercarea de a căuta sincer să înțelegi ce este important pentru membrii echipei tale, ținând cont de ceea ce este important pentru tine – și ajustând comportamentul acolo unde este necesar. Cele cinci principii sunt următoarele:

• Ocupă-te de lucrurile mărunte; ceea ce înseamnă că este recomandat să efectuezi mici acte de curtoazie, cum ar fi zâmbetul, complimentul sau oferirea de ajutor;
• Respectarea angajamentelor; oamenii cred în promisiuni și dacă nu le îndeplinești, acest lucru i-ar putea irita;
• Clarificarea așteptărilor; ceea ce înseamnă că tu și colegii tăi de echipă ar trebui să vă asigurați că vă înțelegeți unul pe celălalt (și responsabilitățile celuilalt);
• Prezintă integritate personală; Aceasta înseamnă să-ți ții promisiunile și să respecți termenele limită, să îndeplinești așteptările și să arăți respect – așa construiești încredere;
• Prezintă scuze sincere; ceea ce înseamnă că ar trebui să fii sincer și să explici acțiunile tale membrilor echipei tale (în cazul în care depășești termenul limită sau nu îndeplinești așteptările).

Desigur, dacă faci opusul acestor cinci principii, te poți aștepta ca relațiile interpersonale dintre tine și colegii tăi să se înrăutățească.

Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.