För old-schoolers: Den klassiska agendan, på pappret, föredras av dem som uppskattar avbrottet från tekniken. Om du gillar att skriva för hand, rita på kanten, använda färger för att markera och bocka av uppgifter ”på riktigt”, så är det här för dig. Dessutom är det terapeutiskt att se allt välorganiserat på papper.

För teknikälskare: Den digitala agendan är den perfekta vännen för dem som bor via telefon eller surfplatta. Du kan enkelt redigera den, få aviseringar som påminner dig om vad du ska göra och komma åt den från vilken enhet som helst, oavsett var du är.

Oavsett hur den är organiserad ska agendan innehålla schemalagda tider för varje aktivitet. De kan kopplas till platser, personer som är involverade och annan relevant information.

För att en daglig agenda ska vara effektiv måste den innehålla följande avsnitt:

• Avsnittet Prioriteringar. I det här avsnittet skriver du ner prioriterade och akuta uppgifter. De har störst inverkan på de mål du har satt upp för dig själv.
• Avsätt tid till varje aktivitet. Var realistisk och lämna buffertperioder mellan dem för förseningar eller pauser.
• Påminnelser och meddelanden. Att ställa in påminnelser och aviseringar hjälper dig att inte missa någon schemalagd aktivitet den dagen. Det är som att ha en ”coach” som hänger med dig.
• Anteckningar avsnitt. Håll en plats där du kan lägga till viktig information du har fått under aktiviteter, nya idéer, tankar etc.
• Dagens mål. Sätt upp 1-2 mål för dagen. Det hjälper dig att hålla dig motiverad.
• Recension och betyg av dagen. I slutet av dagen, skriv ner vad du har uppnått, vad du har lärt dig och vad du kan förbättra under de kommande dagarna. Det är en supernyttig reflektionsövning.

Du kan kombinera din agenda med andra verktyg, såsom elektroniska kalendrar, appar för uppgiftshantering och att göra-listor för effektiv organisation.

Det rekommenderas att uppgifterna grupperas i kategorier: arbete, utbildning, personliga aktiviteter och hushåll. Denna organisation låter dig tydligare identifiera hur mycket tid du lägger på ditt privata och yrkesliv.

Om du kommer på dig själv att hoppa från en uppgift till en annan utan att slutföra någonting, försök med ”Time Blocking”. ”Tidsblockering” är en tidsorganiseringsteknik som går ut på att dela upp dagen i tidsblock dedikerade till vissa aktiviteter eller typer av uppgifter. Istället för att gå igenom att-göra-listan när de kommer upp avsätter du fasta perioder på dagen för att fokusera på specifika uppgifter. Denna metod hjälper dig att eliminera multitasking, öka produktiviteten och bättre tidshantering.

Hur man implementerar tekniken ”Tidsblockering”.

1. Identifiera viktiga uppgifter: Börja med att bestämma vilka dagens viktigaste uppgifter är. Dessa kan vara relaterade till arbete, privatliv eller andra ansvarsområden.
2. Tilldela tidsblock för varje uppgift du har identifierat: Dela upp dagen i segment (tidsblock) för att arbeta med dessa uppgifter. Detta sätt att organisera eliminerar multitasking och hjälper dig att bli mer produktiv och ha mer fritid.
3. Strukturera varje block. Varje tidsblock är dedikerat till en specifik uppgift eller typ av uppgift. Under blockeringen fokuserar du bara på den aktiviteten, utan avbrott. Du kan ställa in en timer som hjälper dig att hålla din tilldelade tid.
4. Tilldela block för raster och återhämtning: Glöm inte att avsätta tid för pauser mellan arbetsblocken, så att du kan ladda din energi. Dessa pauser kan sträcka sig från 5 minuter mellan uppgifter till 30-60 minuter för måltider eller avkoppling.
5. Var flexibel: Även om det är viktigt att hålla sig till dina tidsblock, var beredd att anpassa ditt schema för det oväntade. Ibland tar uppgifterna längre eller kortare tid än du förväntat dig och flexibilitet är nyckeln till att undvika stress.

Tips för att implementera tidsblockeringstekniken

• Börja med de viktiga uppgifterna: Tilldela de första tidsblocken till de uppgifter som kräver mest intellektuell ansträngning eller koncentration.
• Var realistisk: Blockera inte varje minut av dagen. Det lämnar utrymme för justeringar och oförutsedda händelser.
• Granska och justera: Vid slutet av dagen eller veckan, utvärdera hur effektivt ditt schema har varit och justera det för att bli mer effektivt.

Varför använda tidsblockeringstekniken

• Att fokusera på en uppgift i taget hjälper dig att arbeta mer effektivt och slutföra uppgifter snabbare.
• Genom att ha dedikerad tid för varje uppgift blir du mindre frestad att skjuta upp.
• Ditt schema blir tydligt och du vet exakt när du behöver göra varje uppgift.
• Genom att blockera tid för personliga aktiviteter (t.ex. träning, läsning, familjetid) kan du upprätthålla en hälsosam balans.

Steg 1. Identifiera dagens uppgifter. Innan du börjar organisera dina uppgifter måste du lista vad du måste göra den dagen. Om du använder en app anger du dem individuellt för att veta att du har spelat in dem. Det är viktigt att ta med alla uppgifter i den här listan, oavsett hur enkla eller obetydliga du anser dem. Till exempel måste du ta med måltidsraster och avkoppling som återkommande aktiviteter. Om nya uppgifter dyker upp kan du lägga till dem i listan.

Steg 2. Prioritera uppgifter. Du har redan lärt dig hur du prioriterar dina uppgifter. Innan du lägger in dem i agendan bör du klargöra en viktig aspekt: ​​”Vilka uppgifter har deadlines som inte kan skjutas upp?” Om det finns uppgifter i din lista som stör, måste du överväga den som är mest brådskande.

Steg 3. Anteckna tidsfristerna. Deadlines talar om när du behöver slutföra uppgiften. Om du inte har satt en deadline kan du missa en leverans, även om du hade tillräckligt med tid att arbeta med den. Även om du är osäker på vad deadline ska vara, är det fortfarande bra att välja en deadline som är vettig för nu. När allt kommer omkring kan du uppdatera den när som helst. Deadlines gäller inte bara för professionella projekt utan även för personliga.

Steg 4. Identifiera återkommande uppgifter. När du har skrivit ner deadlines i listan markerar du alla återkommande uppgifter. Detta kommer att hjälpa dig när du utvecklar dina nästa agenda. Nu är det dags att identifiera om någon av dessa återkommande uppgifter du kan ta bort eller delegera.

Steg 5. Slutför uppgifter i din kalender efter tid, prioritet eller deadline. Nu är det dags att slutföra uppgifterna i dagens Agenda enligt starttid och deadline. Ett dilemma du kommer att möta är om du ska lösa de komplexa eller enkla uppgifterna först. Det finns ingen lösning som passar alla. Vissa människor föredrar att lösa enkla och tidskrävande uppgifter först. Att lösa dem ökar deras självförtroende och de känner sig laddade att lösa mer komplexa uppgifter. Andra föredrar att lösa utmanande uppgifter först när energin är på topp. Kom ihåg att vissa uppgifter kommer att ta timmar att utföra, betingade av yttre faktorer, och du måste förhålla dig till dem. Glöm inte pauserna för att ladda med energi.

Steg 6. Var flexibel. När du har slutfört agendan är det bra att vara flexibel eftersom händelser kan inträffa som kommer att störa ditt schema. Lösningen skulle vara att boka om. Att använda en digital planerare kommer att göra schemaläggningsuppgifter mycket mer hanterbara.

Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.