EISENHOWER-MATRISEN
Eisenhower Matrix är ett enkelt verktyg för att prioritera uppgifter så att du kan använda din tid effektivt. Principen som ligger till grund för denna matris utgår från klassificeringen av uppgifter i två huvudkategorier:
- ”VIKTIGT”: de som för dig närmare dina mål, till dina mål;
- ” BRÅDSKANDE”: de som kräver omedelbar uppmärksamhet utan en långsiktig slutgiltighet.
Använda Eisenhower-matrisen
Eisenhower trodde att det är viktigt att fokusera på det som verkligen är viktigt, inte nödvändigtvis på det som är brådskande. När du gör prioriteringar kommer du alltid att möta motsättningen mellan viktigt och brådskande.
Verkligheten som omger dig är full av brådskande fallgropar, vilket kan göra det svårt för dig att komma till de saker som verkligen är viktiga och värdefulla. Först när du vet vilka som är viktiga och vilka som är brådskande kan du övervinna frestelsen att fokusera på brådskande men oviktiga aktiviteter.
Om du vill tillämpa Eisenhowers princip i praktiken bör du börja lista alla aktiviteter/projekt du leder. Det inkluderar alla aktiviteter på jobbet, skolan, hemmet, hobbyer, oavsett hur oviktiga du anser dem. Om du har använt en att göra–lista vet du vad den handlar om. När du har identifierat alla aktiviteter, placera dem i en av de 4 kategorierna, som visas i bilden nedan:
Se matrisen som ett videospel där du måste hantera resurser (din tid) för att få en hög poäng. Varje uppgift är ett uppdrag som du måste slutföra på ett strategiskt sätt för att vinna. Vad betyder varje urtavla?
VIKTIGT OCH BRÅDSKANDE
Dessa är prioriteringar av högsta grad och du måste lösa dem personligen så snart som möjligt. Du kunde inte förutse dessa prioriteringar eller så sköt du upp dem tills deadline kom. Det är inte alltid möjligt, även om du tror att du kan undvika denna kategori genom planering. Det bästa tillvägagångssättet är att alltid ha ledig tid i din agenda för sådana oväntade problem och uppskjutna aktiviteter. Om detta inte är möjligt måste du skjuta upp andra uppgifter.
VIKTIGT, MEN INTE BRÅDSKANDE
Dessa är prioriteringar i B-klass och inkluderar aktiviteter som hjälper dig att uppnå dina karriärmål och personliga mål. Det är urtavlan som du måste lägga störst vikt vid. Arbetsuppgifterna i denna kvadrant är viktiga för din karriär och yrkesliv och du har planerat dem i förväg. De behöver inte lösas i dag, men de måste planeras strategiskt med väl definierade deadlines, implementeringsstadier och nödvändiga åtgärder. Att följa dem lindrar dig från stress och ångest relaterad till tid.
LITE VIKTIGT MEN BRÅDSKANDE
Dessa är prioriteringar av klass C och representerar uppgifter som stressar dig med sin brådska, tar upp din dyrbara tid och distraherar dig från de riktigt viktiga målen i ditt liv (t.ex. att posta på sociala medier, svara på oviktiga e-postmeddelanden etc.). Den främsta källan till dessa aktiviteter är människorna i ditt liv. Du måste lära dig att säga NEJ på ett artigt sätt till människor och uppmana dem att lösa sina problem själva.
DET ÄR VARKEN VIKTIGT ELLER BRÅDSKANDE
Det här är prioriteringar av grad D. Det är de saker som är för lite beskrivna, de som tiden löser eller helt enkelt papperskorgen. De flesta av dem kan du ignorera eller ångra. Om det finns aktiviteter som vissa människor vill att du ska göra, måste du artigt säga NEJ och förklara varför du inte kan göra det.
Den största vikten bör läggas vid uppgifterna i kvadrant 2. Identifiera de aktiviteter du kommer att behöva göra och försök planera dem. På så sätt kommer du att minska trycket i kvadrant 1, vilket minskar antalet brådskande och viktiga aktiviteter. Med planering och prioritering kan du ta bort eller minska ett antal uppgifter i kvadrant 3 och 4.
För att denna princip ska fungera i ditt liv och bli ett effektivt beslutsfattande verktyg, bör du bygga ditt eget prioriteringssystem. Anpassa matrisen efter dina egna mål och planer. Gör detta så detaljerat och som obligatoriskt skriftligt, för endast på detta sätt kommer ditt prioriteringssystem att bli lag vid antagandet av framtida beslut. För att systemet verkligen ska fungera, kommunicera det aktivt till omgivningen.
Tips för att prioritera uppgifter
- Planera i förväg när det är möjligt
- Lämna ledig tid för att hantera överraskningar
- Planera in tid regelbundet för att ta hand om viktiga men inte brådskande uppgifter
- Delegera mindre viktiga uppgifter
- Sätt tydliga gränser för aktiviteter som tjänar andra men inte dig
DICLAIMER
Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.