Noel Tichy observerade i sin forskning baserad på denna modell att konflikter ackumuleras på varje nivå med ett förhållande på 80:20 

• 80 % av konflikterna i team tillskrivs oklara mål
• Av de återstående 20 % är 80 % tilldelade oklara roller
• Av resten finns det återigen 80 % att hitta i oklara processer
• Och endast 1 % av konflikterna i team kan tillskrivas interpersonella relationer mellan teammedlemmarna

Osäkerhet på en nivå påverkar nästa, vilket kan ses här:

• Om målen inte är tydliga kommer osäkerheter i de individuella rollerna att uppstå;
• Om rollerna är oklara kommer detta att resultera i konflikter inom processerna,
• Om processerna är oklara kommer konflikter på högre nivåer att uppstå på personnivå

GRPI-modellen betonar att det är avgörande att etablera fullständig tydlighet på varje nivå, eftersom detta kommer att skapa en grund för gemensamt engagemang bland medlemmarna i ditt team.

Källa: Raue S., Suk-Han Tang, Weiland Ch. and Wenzlik C.: The GRPI model – an approach for team development, Systemic Excellence Group, 2013

När det gäller mål bör de lägga grunden för ett bra lagarbete genom att fastställa teamets kärnuppdrag och ge en ram för teamets syfte. Mål är viktiga eftersom de ger teamet en riktning – vilket gör att ni kan förstå var ni är nu, vart ni vill gå och skapa band mellan er och era teammedlemmar genom att förena era visioner för att nå dit. Enligt Beckhard är mål det som gör ett team till ett team – de skapar identitet och genererar mening. Om teamet inte har ett tydligt, gemensamt och överenskommet mål kommer all form av teamutveckling att ha begränsad effekt.

Om alla teammedlemmar förstår, accepterar, delar och engagerar sig i gemensamma mål kommer de att kunna anpassa sina individuella mål till teamets gemensamma mål (vi nämnde SMART-mål i ett annat kapitel i den här guiden).

En roll kan beskrivas utifrån dess auktoritet, ansvarsområden och uppgifter, och den bör vara anpassad för att stödja de mål som ditt team har definierat. För att ett team ska fungera bör varje teammedlem ha en tydlig bild av vem som gör vad, vem som är ansvarig för vad och känna till omfattningen av sin auktoritet (som i, var går gränsen där man börjar inkräkta på någon annans uppgifter). Varje teammedlem bör hålla med om sin roll och vara nöjd med den, eftersom detta skapar individuellt och kollektivt ansvarstagande. Om du gick med på att ta på dig en viss uppgift kommer du naturligtvis att vara mer passionerad och ivrig att slutföra den, och göra den bra. Att definiera roller väl är en grund för en tydlig process när det gäller att ta itu med, förtydliga och lösa problem.

För att förstå vad vi menar med auktoritet när vi talar om roller – detta är mängden frihet för en person att agera inom sin roll. Auktoritet är ramen som ges till utrymmet för handling, initiativ eller beslut som fattas av en person i rollen. Eftersom roller ger auktoritet kräver de också ansvar – vilket innebär att varje teammedlem ska hållas ansvarig för de resultat (uppgifter) som definieras av deras roll. Det bör också vara tydligt vem dina teammedlemmar i varje roll ska kontakta om de upplever några problem.

Processer är ett verktyg för att övervinna ineffektivitet i beslutsfattande, kontroll, samordning och kommunikation. GRPI-modellen för teamutveckling föreslår att om du tydligt definierar processer tidigt kan du stödja ditt teams mål, eftersom interaktioner inom teamet kommer att bestämmas. Antalet typer av processer beror på ditt teams uppgiftsstorlek och sammansättning.

När man talar om processer berör GRPI-modellen ämnen som beslutsfattande, konflikthantering och kommunikation. För att ta itu med dem en efter en:

• Kommunikation är avgörande. Med allt vi gör eller säger kommunicerar vi. Det är mycket viktigt att veta vilka kommunikationskanalerna inom ditt team är, eftersom det är avgörande för framgångsrika team. Om din kommunikation är effektiv kommer varje medlem i teamet att veta vad alla gör, och detta kommer att ge alla en uppfattning om hur teamet går mot det slutliga målet.
• Tydligt definierade roller är en grund för beslutsfattande. Beslut inom ditt team måste fattas gemensamt, och efter att de har fattats måste du se till att alla är på samma sida. Detta säkerställer att varje teammedlem svarar snabbt och uppmuntrar till att respektera deadlines.
• Det som gör ett team är människorna – vilket innebär att personliga eller mellanmänskliga konflikter potentiellt kan uppstå. Detta är en naturlig del av att interagera med varandra. Enligt GRPI-modellen handlar konflikthantering om att följa en tydlig process när konflikter uppstår. Det bör finnas en tydlig process för att hantera problem, eftersom detta gör att du kan lösa dem snabbt och undvika alla former av eskalering. 

Interaktioner täcker den interpersonella delen av GRPI-modellen. Här beskriver vi relationer, individuella stilar, med fokus på att etablera förtroende, öppen kommunikation och feedback – eftersom detta kommer att skapa en bekväm arbetsmiljö. Liksom i andra delar av den här modellen som vi behandlade ovan, behöver även interaktionsdelen ha tydligt etablerade, förstådda, delade och överenskomna regler. För att förbättra denna aspekt av ditt team kommer vi att föreslå fem principer för interpersonella relationer. Dessa principer bygger på försöket att ärligt försöka förstå vad som är viktigt för dina teammedlemmar, samtidigt som du har i åtanke vad som är viktigt för dig – och justerar beteendet där det behövs. De fem principerna är följande:

• Fokusera på små saker; vilket innebär att det rekommenderas att du utför små artighetshandlingar, som att le, ge en komplimang eller erbjuda hjälp;
• Hålla åtaganden; människor tror på löften, och om du inte uppfyller dem kan det leda till att de blir irriterade
• Förtydliga förväntningar; vilket innebär att du och dina lagkamrater bör se till att ni förstår varandra (och varandras ansvar).
• Visa personlig integritet; Det innebär att hålla dina löften och deadlines, möta förväntningar och visa respekt – det är så du bygger förtroende.
• Be uppriktigt om ursäkt när du gör ett uttag; det betyder att du ska vara uppriktig och förklara dina åtgärder för dina teammedlemmar (ifall du bryter deadline eller inte uppfyller förväntningarna)

Om du gör motsatsen till dessa fem principer kan du naturligtvis förvänta dig att de interpersonella relationerna mellan dig och dina lagkamrater försämras.

Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.