Föreställ dig att du måste lämna in en uppsats om en vecka. Vad gör du under de första sex dagarna? Du gör ingenting eller nästan ingenting. Sista dagen blir du plötsligt expert på organisation och avslutar allt i en sprint av panik och kaffe. Tja, detta är ett klassiskt exempel på Parkinsons lag.

Parkinsons lag är en princip som observerades av den brittiske historikern Cyril Northcote Parkinson 1955. Den beskriver människans tendens att fylla den tid som finns tillgänglig för att slutföra en uppgift, oavsett dess komplexitet eller betydelse. Denna princip formulerades ursprungligen i samband med administrativ verksamhet och statliga utgifter, men den tillämpades senare på andra områden, inklusive tidshantering och personlig produktivitet.

Principer för Parkinsons lag:

• Utöka för att passa den tillgängliga tiden. Den grundläggande principen för Parkinsons lag är att saker och ting alltid kommer att ta upp all den tid de tilldelas. Med andra ord, om du har en viss tid på dig att slutföra en uppgift, kommer du att tendera att förlänga dina aktiviteter till att uppta all den tiden, oavsett om det är nödvändigt eller inte.
• Tendensen att lämna saker till sista minuten. En annan aspekt av Parkinsons lag är att när du har mer tid att slutföra en uppgift tenderar du att lämna saker till sista minuten och arbeta hårdare innan deadline.
• Påverkan på tidshantering. Det är viktigt att vara medveten om hur du hanterar din tid och inte falla i fällan att fylla din tillgängliga tid med uppgifter som inte är nödvändiga eller prioriterade. Att sätta tydliga och strikta deadlines kan hjälpa till att begränsa tendensen att lämna saker till sista minuten.
• Tillämpning inom andra områden. Förutom tidshantering kan Parkinsons lag även tillämpas på andra aspekter av livet, såsom finansiell organisation och planering eller ledning av projekt och resurser i den professionella miljön.

Hur går man inte i fällan?

• Sätt korta, tydliga deadlines. Om du har två dagar på dig att göra något, behandla det som om du bara hade en dag.
• Arbeta lite i taget. Låt inte alla uppgifter lägga sig som ett berg som kväver dig i slutet.
• Fly från förhalande. Om du känner för att slösa bort din tid, fråga dig själv: ”Behöver jag verkligen kolla TikTok en tredje gång idag?”

Pomodoro-tekniken är ett revolutionerande sätt att återta kontrollen över din tid. Det är en strukturerad metod för tidshantering som består av processer, verktyg, principer och värderingar för att lära sig hantera tiden och göra den till en allierad för att öka produktiviteten. Den bygger på en serie principer som bygger på självobservation och medvetenhet. Genom att utveckla dessa färdigheter blir det möjligt att förändra relationen till tiden och uppnå mål med mindre ansträngning och ångest.

Pomodoro-tekniken innebär att man delar upp arbetstiden i 25-minuters arbetsintervaller med koncentrerat arbete som kallas pomodoro. Efter varje pomodoro följer en 5-minuters paus. Efter 4 intervaller tas en längre paus, vanligtvis 15-30 minuter.

Du kanske tror att Pomodoro-tekniken bara handlar om stoppuret. Det stämmer inte. Stoppuret är visserligen teknikens symboliska element, men det är bara en del av helheten.

Hur du tillämpar Pomodoro-tekniken i 5 steg

1. Välj den uppgift du vill utföra

2. Ställ in timern på 25 minuter. Arbeta med uppgiften tills timern ringer. Att avsätta tid för sammanfattning efter varje Pomodoro säkerställer en smidig övergång till nästa Pomodoro. Undvik interna och externa distraktioner som avbrott, telefonsamtal, sociala medier, e-post etc.

3. 5 minuters paus. För avancerade användare kan pausen förkortas till 2 minuter. För pauser rekommenderas att du väljer en aktivitet som kontrasterar mot arbetsbelastningen. Om du arbetar vid datorn bör du komma bort från den och göra en fysisk aktivitet, promenera, äta ett mellanmål eller koppla av.

4. Lång paus på 15–30 minuter efter fyra Pomodoro-intervaller.

Tips som kan hjälpa dig att implementera Pomodoro-tekniken:

• Använd en timer, eftersom den hjälper dig att hålla dig inom räckvidden. Du kan använda en Pomodoro-timer eller en app på din telefon. Vissa webbläsare på din dator har även Pomodoro timertillägg.
• Planera din arbetsdag och uppskatta hur många Pomodoro-intervaller du behöver för varje uppgift. Fragmentera komplexa uppgifter i mindre bitar så att du enkelt kan dela upp dem i Pomodoro-intervaller.
• Få ut det mesta av dina raster genom att träna aktiviteter som fräschar upp dig inför din nästa Pomodoro. Du kan träna vilken aktivitet som helst som slappnar av och ger dig energi.
• Anpassa intervallen. Kanske gillar du inte arbetsintervallet på 25 minuter och pausen på 5 minuter. I det här fallet kan du anpassa den tid som passar dig bäst. Tanken är att ta tillräckligt med tid för att fokusera på arbetet och ta pauser för att slappna av i sinnet och ge dig själv energi.

Fragmentera komplexa projekt. Om en uppgift kräver mer än fyra pomodoros, bör den delas upp i mindre, handlingsbara steg. Att följa denna regel hjälper dig att göra tydliga framsteg i ditt arbete.

Små uppgifter kan göras tillsammans. Du kan kombinera uppgifter som tar mindre än en Pomodoro med andra enkla uppgifter.

När en Pomodoro väl är inställd måste den ringa. Pomodoro är en odelbar tidsenhet och kan inte brytas, speciellt för att inte vara målet för tidstjuvar. Du skriver ner alla idéer, uppgifter eller önskemål som dyker upp under en Pomodoro och granskar dem senare.

Vid ett oundvikligt avbrott, ta en 5 minuters paus och börja om. Cirillo rekommenderar att du tittar efter avbrott (interna eller externa) när de inträffar och reflekterar över hur du kan undvika dem under nästa session. Regeln gäller även om du avslutar din uppgift innan larmet går. Du kan använda den återstående tiden för att överlära eller förbättra dina färdigheter eller kunskapsområde.

Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the ANPCDEFP. Neither the European Union nor the ANPCDEFP can be held responsible for them.