ATELIERUL

Resurse necesare: videoproiector, flipchart, markere, fișe de lucru, cronometru Pomodoro.

„Timpul contează” cuprinde două ateliere: un atelier de formare pentru dezvoltarea abilităților,  și un atelier de implementare a jocului LARP cu același nume.

Atelierul de formare este destinat tinerilor cu vârste între 15 și 20 de ani (20–30 participanți) și este gândit să dureze cel puțin 5 ore. Spațiul de desfășurare trebuie să permită atât lucrul în echipă, cât și activități individuale.

Atelierul este împărțit în două module, cu o pauză de 15 minute și exerciții de energizare între ele. Modulul I se axează pe identificarea și eliminarea „hoților de timp” și stabilirea priorităților (câte 65 de minute fiecare). Modulul II îi ghidează pe participanți în realizarea unei agende zilnice și folosirea eficientă a timpului de lucru (câte 70 de minute fiecare secvență).

Prezentarea structurii secvenței și a obiectivelor (5 minute). Discută cu participanții despre durata, structura secvenței, obiectivele și implicarea lor.

Activități de identificare a hoților de timp(50 minute).

• Spargerea gheții (10 minute). Împarte participanții în grupe de 5 membri și propune-le o activitate (nu contează tema) care să le ocupe intens 2 minute de lucru. În timpul celor 2 minute joacă rolul unor „hoți de timp”: perturbă permanent unele grupe împiedicându-le să finalizeze sarcinile de lucru. Poți implica și voluntari din rândul participanților fără ca restul grupului să știe care este rolul acestora. După cele 2 minute colectezi rezultatele obținute de fiecare grup și analizezi dacă activitatea a fost finalizată de toate grupurile. Scopul este de a-i conștientiza pe participanți de existența unor factori care le consumă timpul distrăgându-i de la obiectivele lor.
• Noțiuni teoretice (15 minute). Prezintă importanța gestionării timpului și necesitatea de a nu accepta ca acesta să îți fie furat. Aceste informații se regăsesc în partea teoretică a capitolului.
• Activitate practică (25 minute). Menține grupele create la activitatea de spargere a gheții. Oferă fiecărei grupe o fișă cu imaginea de mai jos pentru a analiza cum le consumă timpul „hoții te timpˮ. Propune-le să găsească conexiuni între acești „hoți te timpˮ

Feedback (10 minute). Încurajează participanții să împărtășească experiențele lor cu acești „hoți te timpˮ:

• Cât de des simți că îți pierzi timp cu activități neesențiale?
• Care sunt activitățile care par să îți consume timp fără să îți aducă valoare?
• Cum crezi că te ajută această analiză a hoților de timp să devii mai eficient?

Aplicații pentru acasă.Încurajează tinerii să rezolve activitatea propusă pentru acasă  pentru a reduce timpul furat de  „hoții te timpˮ.

• Analizează „hoții de timpˮ și reflectează la modul in care aceștia îți consumă timpul.
• Identifică conexiuni între hoții de timp.
• Notează în dreptul fiecărui „hoț de timpˮ o soluție de reducere a acestuia

Prezentarea structurii și a obiectivelor (5 minute). Discută cu participanții despre durata, structura secvenței, obiectivele și implicarea lor.

Activități de stabilire a priorităților (50 minute).

• Spargerea gheții(5 minute): Propune câtorva participați să identifice o sarcină pe care nu au reușit să rezolve în ultima săptămână și de ce.
• Noțiuni teoretice (15 minute). Prezintă cursanților importanța priorităzii în atingerea obiectivelor personale și de carieră, diferența dintre important și urgent. În funcție de structura grupului (vârstă, studii, profesie) poți prezenta o singură metodă de prioritizare sau mai multe din cele descrise în partea teoretică.
• Exemplu practic (5 minute). Oferă participanților modelul de stabilire a priorităților specific metodei /metodelor alese. Modelul are scopul de a-i familiariza cu aplicarea metodei.
• Exerciții (25 minute). Oferă participanților unul sau mai multe exerciții de stabilire a priorităților, în funcție de timpul pe care îl au la dispoziție. Pentru un timp de alocat de 25 minute structura poate fi: 15 minute rezolvarea sarcinilor, 10 minute discuții în perechi despre cum au stabilit prioritățile.
• Feedback (10 minute). Încurajează participanții să împărtășească despre dificultatea stabilirii priorităților.

Aplicații pentru acasă. Propune participanților să se implice în rezolvarea activităților sugerate pentru acasă pentru a-și forma deprinderea priorității sarcinilor în viața lor cotidiană.

Urmărire postimplementare. Oferă sesiuni de mentorat în care tinerii pot discuta probleme specifice și pot primi îndrumări suplimentare despre cum să aplice mai bine metoda.

După prezentarea conceptelor teoretice, sugerați elevilor să ia în considerare următorul exemplu de prioritizare bazat pe matricea Eisenhower. Puneți la dispoziția participanților o foaie de lucru cu matricea Eisenhower și o listă de sarcini pe care trebuie să le aranjeze în cadranul corespunzător.

Exemplu de utilizare a Matricei Eisenhower (Lista sarcinilor)

• Învață pentru examen (2 zile până la examen).
• Trimite un email profesorului (azi).
• Spală haine (ai doar câteva haine curate).
• Joacă-te pe telefon.
• Ieși cu prietenii diseară.

Alte metode de prioritizare, precum metoda MoSCoW, tehnica ABC și principiul Pareto, pot fi găsite în descrierea completă a atelierului.

Prezentarea structurii secvenței și a obiectivelor (5 minute). Discută cu participanții despre durata, structura secvenței, obiectivele și implicarea lor.

Activități de elaborare a agendei zilnice (50 minute):

1. Spargerea gheții (10 minute). Propune participanților una dintre următoarele activități:

„Un cuvânt care descrie agenda mea” – fiecare participant spune un cuvânt care reflectă cum își organizează ziua.”

Exemplu: agenda este inexistentă/ sumară/ clara/ organizată/ detaliata/ structurată/ încărcată/ concise/ detaliată/ flexibilă/utilă, etc.

1. Pune o întrebare deschisă: „Cum îți organizezi ziua în mod obișnuit?”
2. Propune cursanților să notează pe o fișă de lucru cum își petrec timpul într-o zi obișnuită.

Nu analiza ceea ce au scris cursanții. Exercițiul are rolul de a-i introduce pe cursanți în tematica acestei secțiuni.

2. Noțiuni teoretice (10 minute). Prezintă principiile și importanța elaborării unei agende a zilei ca instrument de atingere a obiectivelor zilnice. Aceste informații se regăsesc în partea teoretică a capitolului.

3. Activități practice (30 minute).

• În prima fază realizezi cu tinerii activități practice premergătoare elaborării agendei. Ele au ca scop conștientizarea participanților cu privire la felul cum își folosesc timpul: care sunt activitățile care durează cel mai mult, care fac parte din rutina zilnică și cât consumă fiecare dintre ele. Exemple pentru acest tip de activități se regăsesc in secțiunea specifică.
• În a doua fază cursanții elaborează schița agendei proprii (cu exemple în paragraful special dedicat)

Sugestie. Selectează activitatea/activitățile propuse mai jos care consideri că sunt cele mai adecvate timpului disponibil sau care corespund particularitățile grupului cu care lucrezi.

Feedback (10 minute). Discută cu grupul despre ceea ce au învățat.

• Ce a fost cel mai greu de planificat?
• Ce schimbări ar aduce această abordare în viața ta de zi cu zi?

Aplicații pentru acasă. Încurajează participanții să rezolve activitatea/activitățile propuse pentru acasă pentru a înțelege și proba eficiența folosirii agendei în atingerea obiectivelor.

Exercițiu de autoevaluare: Împarte grupul în echipe de 4-5 membri. Fiecare cursant își notează cum își petrece timpul într-o zi obișnuită și identifica punctele forte și provocările din rutina zilnică.

Dacă ai folosit activitatea c) de la  momentul de „spargere a ghețiiˮ propune participanților să reflecteze la ceea ce au notat la acel moment.

Jurnalul timpului: Participanții își notează activitățile zilnice din săptămână anterioară pentru a evalua modul în care și-au folosit timpul. Scopul exercițiului este de a identifica tiparele de utilizare a timpului, descoperirea momentelor de productivitate maximă și a activităților consumatoare de timp.

Pasul 1. Propune cursanților să noteze activitățile pe care le au de făcut  pentru ziua următoare.

Pasul 2. Cursanții planifică ziua folosind blocurile de timp. Pot folosi modelul de mai jos.

Sfat pentru cursanți 

Folosește diagrame, culori sau simboluri pentru a diferenția tipurile de activități (ex: munca, pauze, timp pentru sine) pentru o vizualizarea clară a programului zilnic și gestionarea echilibrului între diferitele domenii ale vieții.

Pasul 3. Cursanții organizează activitățile în cadrul fiecărui bloc de timp folosind o metodă de prioritizare.

Sfaturi pentru cursanți:

• Agenda nu trebuie să fie perfectă, ci funcțională și realistă
• Revizuiește agenda în fiecare seară
• Fii flexibil, lucrurile se pot schimba
• Setează obiective realiste
• Bifează în agendă fiecare activitatea realizată. Îți va da o stare de bine.

Sugestii pentru lucrătorii de tineret:

• Încurajează participanții să-și găsească un moment potrivit al zilei pentru a-și planifica ziua următoare (ex. seara înainte de culcare).
• Fii flexibil: Fii pregătit să adaptezi activitățile în funcție de nivelul de implicare al participanților.
• Fii un model: Împărtășește propria ta experiență în utilizarea agendei zilnice pentru a crea un exemplu real.
• Încurajează participarea: Folosește întrebări deschise pentru a stimula discuția și împărtășirea de idei.

1. Prezentarea structurii secvenței și a obiectivelor (5 minute). Discută cu participanții despre durata, structura secvenței, obiectivele și implicarea lor.

2. Spargerea gheții (5 minute). Invită participanții să exemplifice o activitatea recentă la care au participat, care a durat mai mult decât era necesar și să identifice cauzele pentru care timpul s-a extins nejustificat. (procrastinare, lipsa unui deadline clar, distrageri etc.).

Exemplu: Lucrul la un proiect la birou, organizarea unui eveniment, elaborarea unei teme școlare, scrierea unui raport etc.

3. Noțiuni teoretice (10 minute). Prezintă cursanților ce este, cum se utilizează, ce avantaje are folosirea tehnicii Pomodoro și/sau contracararea principiului Parkinson. Gradul de detaliere îl stabilești în funcție de timpul pe care îl ai la dispoziție.

4. Activități practice (45 minute). Încurajează participanții să participe la activitățile practice prezentate mai jos pentru a-și dezvolta abilitățile de utilizare eficientă a timpului de lucru. 

5.  Feedback (5 minute). O metodă foarte bună pentru feedback este „thumbs up / thumbs down”. Această metodă este utilă dacă dorești să obții un feedback rapid asupra unei activități sau idei, fără a intra în discuții lungi sau detaliate.

6. Aplicații pentru acasă. Încurajează participanții să se implice în activitățile propuse pentru acasă cu scopul de a căpăta deprinderile de utilizare eficientă a timpului de lucru.

Folosirea Tehnicii Pomodoro pentru eficientizarea timpului de realizare a sarcinilor

„Pomodoro Story” (minim 25 minute, optim 45-50 minute). Împarte grupul în echipe de 3-4 membri. Fiecare echipă primește un prompt sau o temă de poveste (aventură, mister, SF etc.). Membrii fiecărei echipei colaborează și scriu o povestea.

Setezi timerul Pomodoro la 10 de minute și echipele trebuie să lucreze intens pentru a rezolva sarcina de lucru în timpul acordat. După 10 de minute, echipele iau o pauză de 3 minute (pot discuta despre strategii sau se relaxează).

• Primul Pomodoro (10 minute): Membrii echipelor fac brainstorming de idei și schițează povestea.
• Pauză scurtă (2 minute): Grupurile discută despre ideile lor informal sau se relaxează.
• Al doilea Pomodoro (10 minute): Echipele scriu începutul poveștii.
• Pauză scurtă (2 minute): Echipele se relaxează.
• Al treilea Pomodoro (10 minute): Echipele scriu partea de mijloc a poveștii.
• Pauză scurtă (2 minute): Echipele se relaxează și se pregătesc pentru finalizarea activității.
• Al patrulea Pomodoro (10 minute): Echipele finalizează și revizuiesc povestea.
• Pauză lungă (5 minute): Membrii echipelor se relaxează și se pregătesc pentru prezentare.
• Prezentare și reflecție. Fiecare grup își prezintă povestea întregului atelier. Reflectați la provocările cu care s-au confruntat și la modul în care au fost depășite.

Sugestii pentru lucrătorul de tineret::

• Daca timpul disponibil este unul foarte scurt, atunci se pot simula doar 2 secvențe de 10 minute cu pauza de 2-3 minute intre ele.
• Fi atent la dinamica grupului, asigură-te că toată lumea contribuie. Încurajează discuțiile despre cum s-au simțit să lucreze neîntrerupt pentru o perioadă de timp și efectele pauzelor scurte.

Feedback:

• Ai înțeles conceptul de a împărți activitățile în sesiuni scurte și concentrate de lucru, urmate de pauze?
• Ai înțeles importanța respectării pauzelor pentru a evita oboseala și pentru a menține un nivel constant de productivitate?
• Cât de ușor/dificil este pentru tine să aplici tehnica Pomodoro în activitățile tale?
• Îți place ideea de a învăța/lucra într-un ritm rapid și concentrat pe o perioadă scurtă de timp?
• Crezi că tehnica Pomodoro te ajută să îți îmbunătățești concentrarea și să reduci procrastinarea?
• Ești pregătit să te concentrezi doar pe muncă sau vei fi tentat să răspunzi la mesaje, apeluri sau e-mailuri?
• Crezi că poți respecta exact intervalele de 25 de minute, mai ales pentru sarcinile mai complexe?

Instrucțiuni:

1. Propune cursanților o sarcină standard simplă:

• Scrierea unui e-mail profesional.
• Planificarea unei zile sau a unei săptămâni de activități.
• Organizarea unui mic proiect (de exemplu, o listă de cumpărături sau un plan de călătorie)

Dacă timpul îți permite, poți transmite sarcini complexe.

2. Estimarea timpului. Înainte de a începe să lucreze, solicită fiecărui cursant să estimeze cât timp ar aloca, în mod obișnuit, pentru a finaliza sarcina aleasă.

3. Reducerea timpului alocat. După estimare, propune cursanților să își reducă acest timp cu 50%. Acest lucru stimulează contractarea timpului în care sarcina trebuie realizată, forțându-i să se concentreze mai mult și să fie mai eficienți.

4. Rezolvarea sarcinii. Cursanții încep să rezolve sarcina în timpul stabilit. Folosește un cronometru pentru a urmări timpul și anunță timpul rămas la jumătatea intervalului, pentru a menține presiunea timpului.

5. Reflecție și feedback După ce timpul a expirat provoacă cursanții să împărtășească cum s-au încadrat în noul deadline. Întrebări de reflecție:

• Ai reușit să termini sarcina în timpul redus?
• Ai reușit să stabilești termene limită mai stricte pentru sarcinile tale?
• Te-ai bazat pe experiența anterioară pentru a evalua durata reală a sarcinilor?
• Cum te-ai simțit lucrând sub o presiune de timp mai mare?
• Ce schimbări ai făcut pentru a fi mai eficient (simplificare, eliminarea pașilor inutili, reducerea distragerilor)

6. Discută cu participanții despre cum pot aplica această metodă în viața de zi cu zi, reducând timpul alocat sarcinilor pentru a evita tărăgănarea.

Variante ale exercițiului

Competiție: Poți împărți participanții în echipe și să-i provoci să finalizeze o sarcină într-un timp mai scurt decât cealaltă echipă.