WORKSHOP

Resurser som behövs: videoprojektor, blädderblock, markörer, kalkylblad, Pomodoro stoppur

De praktiska aktiviteterna förknippade med kapitel 2, ”Time is of the Essence”, involverar två workshops: en färdighetsträningsworkshop och en workshop om implementering av LARP ”Time is of the Essence”.

Färdighetsträningsworkshopen ”Time is of the Essence” är avsedd för ungdomar (20-30 deltagare) mellan 15 och 20 år. Vi utformade den för att pågå i minst 5 timmar.

Workshopen är uppdelad i två moduler med en 15 minuters paus och energigivande övningar däremellan. Modul I fokuserar på att identifiera och eliminera ”tidstjuvar” och sätta prioriteringar (65 minuter vardera). Modul II guidar deltagarna i att utveckla en daglig agenda och använda arbetstiden effektivt, varje sekvens varar 70 minuter.

Presentation av sekvensstruktur och mål (5 minuter). Diskutera med deltagarna om varaktigheten, strukturen av sekvensen, mål och deras engagemang.

Identifiering av tidstjuvar (50 minuter).

• Bryta isen (10 minuter). Dela in deltagarna i grupper om 5 medlemmar och föreslå en aktivitet (oavsett tema) som kommer att uppta 2 minuters arbete intensivt. Under de 2 minuterna spelar de rollen som ”tidstjuvar”: de stör ständigt vissa grupper genom att hindra dem från att utföra arbetsuppgifter. Du kan också involvera volontärer bland deltagarna utan att resten av gruppen vet vad deras roll är. Efter de 2 minuterna samlar du in resultaten från varje grupp och analyserar om aktiviteten har genomförts av alla grupper. Målet är att göra deltagarna medvetna om att det finns faktorer som konsumerar deras tid och distraherar dem från deras mål.
• Teoretiska föreställningar (15 minuter). Det visar vikten av tidshantering och behovet av att inte acceptera att den är stulen från dig. Denna information finns i den teoretiska delen av kapitlet.
• Praktisk aktivitet (25 minuter). Håller grupper skapade vid isbrytaraktiviteten. Förse varje grupp med ett arbetsblad med bilden nedan för att analysera hur ”tjuvar spenderar sin tid”. Föreslå till dem att hitta kopplingar mellan dessa ”tidstjuvar”

Feedback (10 minuter). Uppmuntra deltagarna att dela sina erfarenheter med dessa ”tidstjuvar”:

• Hur ofta känner du att du slösar tid på icke-nödvändiga aktiviteter?
• Vilka aktiviteter verkar konsumera din tid utan att ge dig värde?
• Hur tror du att denna analys av tidstjuvar hjälper dig att bli mer effektiv?

Hemövningar. Uppmuntra unga människor att lösa den föreslagna aktiviteten för hemmet för att minska tiden som stjäls av ”tidstjuvar”.

• Analysera ”tidstjuvarna” och reflektera över hur de förbrukar din tid.
• Identifiera samband mellan tidstjuvar.
• Skriv ner bredvid varje ”tidstjuv” en lösning för att minska det.

Presentation av struktur och mål (5 minuter). Diskutera med deltagarna om varaktigheten, strukturen av sekvensen, mål och deras engagemang.

Prioriteringsaktiviteter (50 minuter).

• Isbrytning (5 minuter): Föreslå några deltagare att identifiera en uppgift som de inte har kunnat lösa den senaste veckan och varför.
• Teoretiska föreställningar (15 minuter). Introducera eleverna till vikten av prioritering för att uppnå personliga mål och karriärmål, skillnaden mellan viktigt och brådskande. Beroende på gruppens struktur (ålder, utbildning, yrke) kan du presentera en enskild prioriteringsmetod eller flera av de som beskrivs i teoridelen.
• Praktiskt exempel (5 minuter). Ger deltagarna den prioriteringsmodell som är specifik för den eller de valda metoderna. Modellen syftar till att göra dem förtrogna med metodens tillämpning.
• Övningar (25 minuter). Ge deltagarna en eller flera prioriteringsövningar, beroende på vilken tid de har till förfogande. Under en tilldelad tid på 25 minuter kan strukturen vara: 15 minuter att lösa uppgifter, 10 minuters diskussioner i par om hur de prioriterar.

Feedback (10 minuter). Uppmuntra deltagarna att berätta om svårigheten att prioritera.

Hemövningar. Den föreslår att deltagarna engagerar sig i att lösa de aktiviteter som föreslås för hemmet för att skapa vana att prioritera uppgifter i deras dagliga liv.

Uppföljning efter implementering. Den erbjuder mentorsessioner där ungdomar kan diskutera specifika frågor och få ytterligare vägledning om hur man bättre kan tillämpa metoden.

Efter att ha presenterat de teoretiska begreppen föreslår du att eleverna överväger följande exempel på prioritering baserad på Eisenhower-matrisen. Den ger deltagarna ett Eisemhower Matrix-arbetsblad och en lista över uppgifter som de måste ordna i lämplig kvadrant.

Exempel på användning av Eisenhower-matrisen:

• Läs till tentamen (2 dagar till tentamen)
• Maila din lärare (idag)
• Tvätta kläder (du har bara ett fåtal rena kläder)
• Spela på din telefon
• Gå ut med vänner ikväll

Andra prioriteringsmetoder såsom MoSCoW-metoden, ABC-tekniken och Pareto-principen finns i den fullständiga beskrivningen av workshopen.

Presentation av sekvensstruktur och mål (5 minuter). Diskutera med deltagarna om varaktigheten, strukturen av sekvensen, mål och deras engagemang.

Dagliga utvecklingsaktiviteter (50 minuter):

1. Bryta isen (10 minuter). Föreslå för deltagarna en av följande aktiviteter:

”Ett ord som beskriver min agenda” – varje deltagare säger ett ord som speglar hur de organiserar sin dag.

Exempel: agendan är obefintlig, sammanfattande, tydlig, organiserad, detaljerad, strukturerad, laddad, koncis, detaljerad, flexibel, användbar, etc.

1. Ställ en öppen fråga: ”Hur organiserar du din dag regelbundet?”
2. Be deltagarna att skriva ner på ett arbetsblad hur de spenderar sin tid en vanlig dag.

Analysera inte vad eleverna skrev. Övningen är avsedd att introducera eleverna till temat för detta avsnitt.

2. Teoretiska föreställningar (10 minuter). Den beskriver principerna och vikten av att utveckla en daglig agenda som ett verktyg för att uppnå dagliga mål. Denna information finns i den teoretiska delen av kapitlet.

3. Praktiska aktiviteter (30 minuter).

• I den första fasen genomför du praktiska aktiviteter med ungdomarna innan du utvecklar agendan. De syftar till att göra deltagarna medvetna om hur de använder sin tid: vilka aktiviteter som varar längst, vilka är en del av den dagliga rutinen och hur mycket var och en förbrukar. Exempel på denna typ av verksamhet finns i det specifika avsnittet.
• I den andra fasen utvecklar deltagarna översikten över sin agenda (med exempel i det dedikerade stycket)

Förslag. Välj den aktivitet/de aktiviteter som föreslås nedan som du anser är lämpligast för den tid som finns tillgänglig eller som motsvarar särdragen hos den grupp du arbetar med

Feedback (10 minuter). Prata med gruppen om vad de lärt sig.

• Vad var det svåraste att planera?
• Vilka förändringar skulle detta tillvägagångssätt medföra i ditt dagliga liv?

Hemövningar. Uppmuntra deltagarna att lösa den/de föreslagna aktiviteten/aktiviteterna för hemmet för att förstå och bevisa effektiviteten av att använda agendan för att uppnå målen.

Självskattningsövning: Dela in gruppen i lag om 4-5 medlemmar. Varje elev skriver ner hur de spenderar sin tid en vanlig dag och identifierar styrkor och utmaningar i sin dagliga rutin.

Om du använde aktivitet c) från ögonblicket då du ”bröt isen”, föreslå deltagarna att reflektera över vad de skrev ner i det ögonblicket.

Tidsdagbok: Deltagarna skriver ner sina dagliga aktiviteter från föregående vecka för att bedöma hur de använde sin tid. Syftet med övningen är att identifiera mönster för tidsanvändning, upptäcka ögonblick av maximal produktivitet och tidskrävande aktiviteter.

Steg 1. Föreslå att eleverna skriver ner de aktiviteter de måste göra för nästa dag.

Steg 2. Eleverna planerar dagen med hjälp av tidsblocken. Jag kan använda modellen nedan.

Ett råd för unga deltagare. Använd diagram, färger eller symboler för att skilja på olika typer av aktiviteter (t.ex. arbete, raster, egentid) för att visualisera det dagliga schemat tydligt och hantera balansen mellan olika områden i livet.

Steg 3. Eleverna organiserar aktiviteter inom varje tidsblock med hjälp av en prioriteringsmetod.

Tips för ungdomar:

• Dagordningen behöver inte vara perfekt utan funktionell och realistisk
• Gå igenom din agenda varje kväll
• Var flexibel, saker kan förändras
• Sätt upp realistiska mål
• Bocka av varje aktivitet i agendan. Det kommer att ge dig en känsla av välbefinnande.

Förväntade resultat

• Varje deltagare lämnar med en personlig dagsplan och konkreta tekniker för effektiv tidshantering
• Öka medvetenheten om vikten av en balans mellan arbete och privatliv 

Förslag till ungdomsarbetare:

• Uppmuntra deltagarna att hitta en lämplig tidpunkt för att planera sin nästa dag (t.ex. kvällen före sänggåendet).
• Var flexibel: Var beredd att anpassa aktiviteterna efter deltagarnas engagemang.
• Var en förebild: Dela dina erfarenheter med din dagliga planerare för att skapa ett verkligt exempel.
• Uppmuntra deltagande: Använd öppna frågor för att stimulera diskussion och utbyte av idéer.

1. Presentation av sekvensstruktur och mål (2 minuter). Diskutera med deltagarna varaktighet, struktur, mål och deras engagemang.

2. Bryta isen (2 minuter). Den uppmanar deltagarna att exemplifiera en nyligen genomförd aktivitet där de deltog, som varade längre än nödvändigt och att identifiera orsakerna till att tiden förlängdes i onödan. (förhalning, avsaknad av en tydlig deadline, distraktioner etc.).

Exempel: Arbeta med ett projekt på kontoret, anordna ett evenemang, utveckla en skoluppgift, skriva en rapport osv.

3. Teoretiska föreställningar (10 minuter). Presentera för eleverna vad det är, hur man använder det, vilka fördelar det har att använda Pomodoro-tekniken och/eller motverka Parkinsonprincipen. Detaljeringsgraden bestäms efter den tid du har till förfogande.

4. Praktiska aktiviteter (45 minuter). Uppmuntra deltagarna att delta i de praktiska aktiviteterna som presenteras nedan för att utveckla färdigheter för ett effektivt utnyttjande av arbetstiden.

5. Feedback (3 minuter). En mycket bra feedbackmetod är ”tummen upp / tummen ner.” Den här metoden är användbar om du vill få snabb feedback på en aktivitet eller idé utan att gå in i långa eller detaljerade diskussioner.

6. Hemövningar. Uppmuntra deltagarna att engagera sig i de aktiviteter som föreslås för hemmet för att skaffa sig färdigheter för att effektivt använda arbetstiden.

Använda Pomodoro-tekniken för att effektivisera tiden för att slutföra uppgifter

”Pomodoro Story” (minst 25 minuter, optimalt 45-50 minuter). Dela upp gruppen i team om 3-4 medlemmar. Varje team får en uppgift eller ett tema för en berättelse (äventyr, mysterium, science fiction etc.). Medlemmarna i varje team samarbetar och skriver en berättelse.

Du ställer in Pomodoro-timern på 10 minuter och lagen måste arbeta intensivt för att lösa uppgiften inom den tilldelade tiden. Efter 10 minuter tar lagen en paus på 3 minuter (de kan diskutera strategier eller koppla av).

• Första Pomodoro (10 minuter): Lagmedlemmarna brainstormar idéer och skissar på berättelsen.
• Kort paus (2 minuter): Grupperna diskuterar sina idéer informellt eller kopplar av.
• Andra Pomodoro (10 minuter): Teamen skriver början på berättelsen.
• Kort paus (2 minuter): Teamen kopplar av.
• Tredje Pomodoro (10 minuter): Teamen skriver mitten av berättelsen.
• Kort paus (2 minuter): Teamen kopplar av och förbereder sig för att slutföra uppgiften.
• Fjärde Pomodoro (10 minuter): Teamen slutför och reviderar berättelsen.
• Lång paus (5 minuter): Teammedlemmarna kopplar av och förbereder sig för presentationen.
• Presentation och reflektion. Varje grupp presenterar sin berättelse om hela workshopen. Reflektera över de utmaningar de stött på och hur de övervunnits.

Förslag till ungdomsledaren:

• Om tiden är mycket begränsad kan endast två sekvenser på 10 minuter simuleras med en paus på 2–3 minuter mellan sekvenserna.
• Var uppmärksam på gruppdynamiken och se till att alla deltar. Uppmuntra diskussion om hur det kändes att arbeta kontinuerligt under en period och om effekterna av korta pauser.

Feedback:

• Har du förstått hur man delar upp aktiviteter i korta, fokuserade arbetspass följt av pauser?
• Har du förstått vikten av att respektera pauser för att undvika trötthet och upprätthålla en konstant produktivitet?
• Hur lätt/svårt är det att tillämpa Pomodoro-tekniken i dina aktiviteter?
• Gillar du idén att lära dig/arbeta snabbt och fokuserat under en kort period?
• Tror du att Pomodoro-tekniken hjälper dig att förbättra din koncentration och minska din tendens att skjuta upp saker?
• Är du redo att fokusera enbart på arbetet, eller kommer du att känna dig frestad att svara på meddelanden, samtal eller e-post?
• Tror du att du kan hålla dig strikt till 25-minutersintervallen, särskilt när det gäller mer komplexa uppgifter?

Instruktioner:

1. Ge deltagarna en enkel standarduppgift:

• Att skriva ett professionellt e-postmeddelande.
• Att planera en dag eller vecka med aktiviteter.
• Att organisera ett litet projekt (t.ex. en inköpslista eller resplan).

Om tiden tillåter kan du överföra komplexa uppgifter.

2. Tidsuppskattning. Innan du börjar arbeta, be varje elev att uppskatta hur mycket tid de vanligtvis skulle lägga på att slutföra sin valda uppgift.

3. Minska den tilldelade tiden. Enligt uppskattningen föreslår han för eleverna att minska denna tid med 50 %. Detta stimulerar en minskning av den tid som uppgiften behöver slutföras, vilket tvingar dem att fokusera mer och vara mer effektiva.

4. Lösa uppgiften. Eleverna börjar lösa uppgiften inom den givna tiden. Använd en timer för att hålla koll på tiden och meddela den återstående tiden halvvägs genom intervallet för att hålla tidspressen uppe.

5. Reflektion och feedback. När tiden är ute, utmana eleverna att berätta hur de klarade den nya deadline. Reflektionsfrågor:

• Lyckades du slutföra uppgiften på kort tid?
• Har du kunnat sätta striktare deadlines för dina uppgifter?
• Förlitade du dig på tidigare erfarenhet för att bedöma uppgifternas faktiska längd?
• Hur kändes det att arbeta under större tidspress?
• Vilka förändringar har du gjort för att bli mer effektiv (förenkling, eliminering av onödiga steg, minskning av distraktioner)?

6. Slutsatser. Prata med deltagarna om hur de kan tillämpa denna metod i sina dagliga liv och minska den tid de lägger på uppgifter för att undvika prokrastinering.

Variants of the exercise

Varianter av övningen

Tävling: Du kan dela in deltagarna i lag och utmana dem att slutföra en uppgift på kortare tid än det andra laget.